Express Mäklarsystem Ärendesystem

Express Mäklarsystem V6 2024

Välkommen till en ny version av Express Mäklarsystem! I detta nyhetsbrev presenterar vi följande uppdateringar:

Förändringarna finns tillgängliga från och med onsdagen den 7 februari 2024. Läs mer om nyheterna nedan.

Uppdaterade objekt- och kontaktlistor

De nya och uppdaterade listorna för objekt och kontakter har fått fler filter, fler kolumner och en förbättrad design som gör dem enklare att använda på flera olika sätt. Det finns dessutom flera färdiga listor till exempel för Mina budgivningar, Kontorets visningar med mera, men den största fördelen är att alla aktiva filter för en lista nu är synliga längst upp på sidan.

Du väljer filter för sig och kolumner för sig för att det ska vara enklare och tydligare vad som är vad. Knappen för att kopiera en lista är inte längre kvar som en knapp utan finns i stället som en funktion när du klickar på knappen för att skapa en ny lista. Detta gör att arbetsflödet blir lite mer naturligt när du vill skapa en ny lista och basera den på kolumner och filter från en befintlig lista.

För dig som användare med lite högre rättighetsnivå finns en knapp för att öka synligheten på en lista om du t ex vill att den ska vara synlig för alla på kontoret eller alla i kedjan.

Ny startsida för assistenter/koordinatorer/tillträdesgrupper

Vi har lagt till en ny startsida för att ge assistenter, koordinatorer och personal som arbetar med förberedelser inför tillträden en riktigt bra överblick över de pågående uppdragen. Även för andra funktioner och roller på kontoret kan den nya startsidan vara värdefull för att skapa överblick.

Du kan välja vilka mäklares affärer du vill se på din startsida. Det gör du med hjälp av knappen upptill i mitten på sidan och genom att söka fram och välja mäklare eller genom att välja ett kontor eller en användargrupp. De kontor, användare och användargrupper som du kan välja mellan är de vars objekt du har rätt att göra ändringar i enligt rättighetsinställningarna.

Överst på sidan från vänster ser du nyckeltal för antalet objekt innevarande vecka med kommande kontraktsdagar, handpenningsdagar, visningar och tillträdesdagar så att du får en snabb uppfattning om mängden aktiviteter som återstår den aktuella veckan. Just nu visar dessa rutor informationen utan möjlighet att klicka för att gå till underlaget men framöver är planen att vi ska bygga vidare så rutorna blir klickbara för att gå till motsvarande urval i objektlistan.

Till höger, överst på sidan finns en kombinerad uppgifts- och kalendervy med rubriken Att göra. Den visar vad som är aktuellt för dagen, om det till exempel är ett kundmöte, en visning eller tillträde inbokat. Föredrar du att se händelserna under Att göra som en lista så finns en knapp för att skifta över till en sådan vy. För att se vad som är aktuellt för morgondagen eller vad som är försenat finns snabbval för det. Om du inte önskar se en viss typ av händelse i listan så finns det en personlig inställning som du når via den lilla tratten till höger.

Nederst på sidan med rubriken Mäklarstöd finns ett antal flikar som är utformade som ett flöde från vänster till höger. Innehållet i respektive flik beskrivs i hjälptexterna som du når genom att klicka på knappen med frågetecknet till höger på sidan. Klickar du på en rad och skriver in en anteckning är det alltid din senaste anteckning du ser i listan. Observera att innehållet på flikarna styrs av vilka rättigheter du har för objekt, kontakter och för CRM-rapporten när det gäller fliken Tips och leads. Om det är någon flik som du inte har nytta av i ditt arbete kan du välja att dölja den genom att använda kugghjulet till höger.

Nya fält och nytt upplägg med områdesbilder

Vi har tidigare i december och januari skickat ut riktad information om nya fält för produktlinjen Mäklarsystem och ett nytt upplägg för områdesbilder som gäller produktlinjen Säljstöd. Båda ändringarna är på grund av önskemål om förbättringar men eftersom nyheterna finns sedan tidigare i den ”andra” produktlinjen blir bonuseffekten att små skillnader successivt byggs bort.

För Mäklarsystems del är de nya fälten följande: TV och bredband, Byggnadsyta, Varav sovrum, Insats och Upplåtelseavgift (på lägenheter), Byggrätt (för tomter) och Namn (för byggnader på Gård).

Dessa fält finns sedan tidigare för produktlinjen Säljstöd.

För Säljstöds del är det nya att bilder som läggs in som bilder på området nu kopieras till objektet i samband med att man väljer ett område. På det viset får du möjlighet att ändra ordning eller ta bort bilder som du inte vill ha med för det aktuella objektet. Detta upplägg finns sedan tidigare för produktlinjen Mäklarsystem.

Rättighet för vilka startsidor som ska synas

Vi har lagt till en ny rättighetsinställning så att man kan ange om en användare ska se en viss startsida eller inte. Du hittar inställningen överst i rättigheterna under rubriken Startsida och du kan som vanligt dra nytta av rättighetsprofilerna för att inställningen ska få effekt för alla användare som har en viss rättighetsprofil.

Nyproduktion – särskild lista för projekt

I samband med uppdateringen av listorna för objekt och kontakter har vi lagt till en särskild lista för projekt. Du når listan via en knapp i huvudmenyn. Där finns listor för bland annat mina och kontorets pågående projekt och som standard har vi lagt in extra kolumner som Namn (projektnamn), Producent och Säljare så att det ska vara lätt att identifiera de olika projekten i listan.

Kontakttjänster med kontoret som avsändare

Vi har gjort så att det är möjligt att ha kontoret som avsändare för tjänsterna Ditt bostadsvärde och Slutpriser i området. Det går att skifta över till kontoret som ansvarig för en sådan tjänst genom att öppna tjänsten och byta ansvarig och det går även bra att välja ett kontor som ansvarig för tjänster som tillhör en handläggare som ska arkiveras. Däremot saknas just nu en funktion för att massuppdatera flera utskick via till exempel CRM-rapporten men tanken är att vi ska bygga ut funktionen framöver.

För att signaturen i utskicken ska fungera bra även då kontor är avsändare finns en ny signaturmall med namnet “Signatur för kontor”. För de utskick som görs med SMS finns en ny gemensam inställning för SMS-avsändare under Inställningarna som du når via huvudmenyn. Om det finns behov av att använda en särskild SMS-avsändare för ett visst kontor finns även möjlighet att skriva in en sådan via Inställningar, Kontorshantering, klicka för att öppna kontorskortet och sedan kugghjulet längst upp till höger på sidan,

Kristian Sarría ansvarar för dokumenten och de delar av Express Mäklarsystem som är relaterade till juridikens lagar och regler. 

Hur hanterar du uppgifter om indirekt nettoskuldsättning?

Fastighetsmäklarinspektionen har nu gjort en så kallad tematisk granskning av hur fastighetsmäklarna hanterar nyckeltalet för en bostadsrätts indirekta andel av föreningens lån. Det gör att vi vet lite mer, även om överklaganden inte avgjorts i domstol än.
Av granskningen framgår att det anses ingå i lagkravet att mäklaren i efterhand ska kunna redogöra för hur uppgiften om bostadsrättens indirekta nettoskuldsättning har räknats fram. Använd dig därför (och för att spara tid) alltid av en mall med de olika vanligt förekommande posterna (tex i Excel) när du gör uträkningen, och ladda sedan upp uträkningen på objektet i Express, så har du löst dokumentationsbiten.

Att tänka på vid beräkningen

Utgå alltid ifrån den senaste årsredovisningen. Observera att OM föreningen har tagit upp nya lån efter balansdagen, kan detta framgå av en not i årsredovisningen. Även sådana nya lån ska tas med vid beräkningen.

Eftersom det är de räntebärande skulderna som används i beräkningen, behöver du som mäklaren ta ställning till vilka skulder i balansräkningen som är räntebärande. Det är ibland inte helt enkelt att veta hur till exempel skatteskulder, skulder till fastighetsbolag, momsskulder, leverantörsskulder etc ska hanteras, men FMI har nu publicerat en tydlig förklaring till hur de anser att du ska hantera dessa, läs gärna denna. Du hittar informationen här: FMI Vägledning >>

Om uträkningen ger en negativ skuldsättning, alltså då föreningens tillgångar överstiger skulderna, har FMI godkänt att mäklaren i objektsbeskrivningen angett att den indirekta nettoskuldsättningen är noll kronor, samt lämnat en förtydligande kommentar, så att det framgår att beräkningen verkligen gjorts.

Uppgift om andelstal

Uppgift om bostadsrättens andelstal för årsavgift fås vanligtvis genom underlag från förening eller förvaltare. Det förekommer dock att andelstalet för årsavgift inte framgår av mäklarbilden. Vid oklarheter ska mäklaren vidta åtgärder för att eftersöka det korrekta andelstalet för uträkningen, till exempel kontrollera med föreningen, stadgar, ekonomisk plan eller upplåtelseavtal.
FMI medger dock att det kan finnas vissa få fall där det inte är möjligt att få fram en rättvisande uppgift. I dessa fall bör mäklaren hellre avstå från att göra uträkningen. Du bör i så fall ange en kommentar med en (gärna detaljerad) förklaring till varför uppgift inte kan lämnas i det enskilda fallet.
Se därför över dina rutiner för de fall då andelstalet saknas, och även eventuella standardtexter som ni kan ha lagt in i Express.

Välkommen till Björn och hans gäng som ingår i Vitec Support! Öppet vardagar kl. 08.00-17.00. Undantag dag före röd dag då växeln stänger kl. 12.00.