Välkommen till en ny version av Express Mäklarsystem! I detta nyhetsbrev presenterar vi följande uppdateringar:
•
CRM - Spekulantbearbetning
•
Förbättrat filter för vems data i rapporter
•
Filtrera bort köpare i kontaktlistan
•
Utland - flera handläggare på en kontakt
•
Dokument - Nytt digitalt formulär för kundkännedom
Förändringarna finns tillgängliga från och med onsdagen den 15 november 2023. Läs mer om nyheterna nedan.
CRM - Spekulantbearbetning
Spekulantbearbetning är ett nytt verktyg för att uppmuntra till och påminna om bearbetning av spekulanterna på ett objekt. Du som är administratör kan aktivera funktionen via Inställningar, Administration och Spekulantbearbetning. Vad som ska ingå i bearbetningen kan du välja i inställningarna och exempel kan vara att fråga om matchning/bevakning, vad kunden lämnar, kontakttjänster (till exempel värdebevakare) och kontaktuppgifter som mobilnummer och e-postadress.
Det du i första hand upptäcker på sidan Spekulanter är den lilla mätaren upptill på sidan som visar hur bearbetningen ser ut på det aktuella objektet och vilken nivå som uppnåtts.
De olika delarna som ingår i bearbetningen indikeras med orange varningstrianglar om det till exempel saknas sökprofil, en uppgift om vad som lämnas eller en e-postadress.
Om en kund inte lämnar något, inte vill ha bevakning eller inte vill uppge sin e-postadress så kan du klicka på triangeln och på olika sätt ange att du ställt frågan. På så vis kan du släcka varje enskild triangel. Varje sak som kollas upp gör att procentsiffran ökar och att nålen i mätaren pekar närmare målet för en godkänd bearbetningsnivå. De olika nivåerna för rött, gult och grönt går också att ställa in via inställningarna. Lite längre fram kommer vi att lägga till en rapport där man kan se vilka kontor eller medarbetare som är stjärnor på spekulantbearbetning och vilka som behöver bli bättre.
Förbättrat filter för vems data i rapporterna
I rapporterna CRM, Utfall mot budget och Budgetifyllnad har vi nu lagt in ett nytt, kraftfullt filter för att välja vems eller vilkas data som ska visas i rapporten. Det gör det möjligt att välja till exempel tips eller leads som tillhör användarna i en viss användargrupp och det gör det möjligt att plocka ihop en grupp av användare eller kontor direkt i filtret genom att söka och välja. Vi kommer löpande lägga in motsvarande filter i fler rapporter men först ut är dessa tre rapporter.
Observera att i CRM-rapporten fungerade det tidigare så att om du ville se exempelvis tips för användarna på ett kontor så visades även tips som tillhörde användargrupper som någon användare på det kontoret tillhörde. Det gjorde det svårt att få en överblick eftersom det var vanligt att användarna sammantaget på ett kontor kan tillhöra flera olika användargrupper. Med det nya filtret så är detta åtskilt så vill du se tipsen för användarna i en viss användargrupp så måste du specifikt välja den användargruppen.
Filtrera bort köpare i kontaktlistan
Nu finns en ny kolumn och filter i kontaktlistan för ”Senaste köp”. Med kolumnen kan du se när kunden gjorde senaste köpet och med filtret kan du välja att filtrera bort kontakter som är köpare eller varit köpare ett, två eller tre år tillbaka i tiden.
Utland - flera handläggare på en kontakt
För dig som utlandsmäklare har det varit efterfrågat att kunna se kontakter du arbetar med i Köparresan på startsida 3 fastän att du inte är handläggare på kontakten. Det kan till exempel vara direkt efter att du tagit emot ett lead eller bokat in en kund på en visning. För att lösa det behovet inför vi nu en möjlighet att vara flera handläggare på en kontakt. När du tar emot ett lead, får ett visningsmöte tilldelat dig, en återkomst eller lägger in en kund på ett objekt där du är handläggare så adderas du som övrig handläggare på kontakten och därmed så dyker kontakten upp och syns i Köparresan.
För att det ska vara möjligt att göra urval på kontakter där du är antingen huvudhandläggare eller övrig handläggare så har vi lagt till filtret Handläggare i kontaktlistan. Är du ute enbart efter de kontakter där du är huvudhandläggare så finns det ett särskilt filter för det
Kristian Sarría ansvarar för dokumenten och de delar av Express Mäklarsystem som är relaterade till juridikens lagar och regler.
Läs nedan om vad som berörs i denna version.
Dokumentändringar
Nytt digitalt formulär för kundkännedom
Som fastighetsmäklare behöver du ställa ett antal frågor till köpare och säljare för att uppnå kundkännedom och kunna göra en riskbedömning. Vi har dock sett att man ofta missar att ställa vissa frågor, eller att man inte alltid är bekväm med att ställa dessa i mötet med kund. Därför har vi tagit fram ett digitalt formulär (liknande det som redan finns för frågelistor) som kan skickas till alla säljare respektive köpare. Säljarna och köparna klickar och skriver själva i formuläret, signerar sedan med BankID varpå det automatiskt skickas in till Express Mäklarsystem. Vissa av frågorna är utformade så att det visas ytterligare frågor beroende på val, till exempel om en kund svarar att de är en PEP eller utländsk medborgare etc. På så vis får de flesta kunder färre och mer relevanta frågor att svara på. Vi vill dock poängtera att när kunden väl fyllt i formuläret, så innebär inte detta att kundkännedomsarbetet därmed är klart. Detta är alltså bara ett underlag för det fortsatta arbetet och riskanalysen med mera.
Den stora fördelen är att du dokumenterar och säkerställer att du i alla affärer ställer minst ett visst antal frågor, och därmed hjälper till att kvalitetssäkra din kundkännedomsprocess. Något som förutom att avlasta den enskilda mäklaren, även kan vara en viktig del i det arbetet och rutinerna som företagen nu är skyldiga att ta fram i arbetet mot penningtvätt.
Är du intresserad av denna nya produkt, så kontakta din säljare eller vår support som kan berätta mer.
Lotta Westling från Vitec Support erbjuder regelbundet utbildning i Express Mäklarsystem och dess tillvalstjänster.
Kurserna genomförs online och är kostnadsfria. Anmälan krävs.
Vässa dina kunskaper med våra online-utbildningar
Just nu kan du anmäla dig till följande utbildning:
21 november Grundkurs Express Mäklarsystem, Objekthantering
Välkommen till Björn och hans gäng som ingår i Vitec Support! Öppet vardagar kl. 08.00-17.00.
Undantag dag före röd dag då växeln stänger kl. 12.00.
Snabbare hjälp
Lägg ditt ärende via Hjälpknappen i Express Mäklarsystem för snabbast hjälp. Här kan du även bifoga skärmdumpar mm. Vårt ärendehanteringssystem når du också direkt på webben. Klicka på knappen nedan och bokmärk (sätt som favorit) denna sida i din webbläsare så har du den nära till hands.
Vill du prata med någon? Då ringer du oss på telefon: 08-56 255 100
Björn Rydström
Express Mäklarsystem V46 2023
Välkommen till en ny version av Express Mäklarsystem! I detta nyhetsbrev presenterar vi följande uppdateringar:
Förändringarna finns tillgängliga från och med onsdagen den 15 november 2023. Läs mer om nyheterna nedan.
CRM - Spekulantbearbetning
Spekulantbearbetning är ett nytt verktyg för att uppmuntra till och påminna om bearbetning av spekulanterna på ett objekt. Du som är administratör kan aktivera funktionen via Inställningar, Administration och Spekulantbearbetning. Vad som ska ingå i bearbetningen kan du välja i inställningarna och exempel kan vara att fråga om matchning/bevakning, vad kunden lämnar, kontakttjänster (till exempel värdebevakare) och kontaktuppgifter som mobilnummer och e-postadress.
Det du i första hand upptäcker på sidan Spekulanter är den lilla mätaren upptill på sidan som visar hur bearbetningen ser ut på det aktuella objektet och vilken nivå som uppnåtts.
De olika delarna som ingår i bearbetningen indikeras med orange varningstrianglar om det till exempel saknas sökprofil, en uppgift om vad som lämnas eller en e-postadress.
Om en kund inte lämnar något, inte vill ha bevakning eller inte vill uppge sin e-postadress så kan du klicka på triangeln och på olika sätt ange att du ställt frågan. På så vis kan du släcka varje enskild triangel. Varje sak som kollas upp gör att procentsiffran ökar och att nålen i mätaren pekar närmare målet för en godkänd bearbetningsnivå. De olika nivåerna för rött, gult och grönt går också att ställa in via inställningarna. Lite längre fram kommer vi att lägga till en rapport där man kan se vilka kontor eller medarbetare som är stjärnor på spekulantbearbetning och vilka som behöver bli bättre.
Förbättrat filter för vems data i rapporterna
I rapporterna CRM, Utfall mot budget och Budgetifyllnad har vi nu lagt in ett nytt, kraftfullt filter för att välja vems eller vilkas data som ska visas i rapporten. Det gör det möjligt att välja till exempel tips eller leads som tillhör användarna i en viss användargrupp och det gör det möjligt att plocka ihop en grupp av användare eller kontor direkt i filtret genom att söka och välja. Vi kommer löpande lägga in motsvarande filter i fler rapporter men först ut är dessa tre rapporter.
Observera att i CRM-rapporten fungerade det tidigare så att om du ville se exempelvis tips för användarna på ett kontor så visades även tips som tillhörde användargrupper som någon användare på det kontoret tillhörde. Det gjorde det svårt att få en överblick eftersom det var vanligt att användarna sammantaget på ett kontor kan tillhöra flera olika användargrupper. Med det nya filtret så är detta åtskilt så vill du se tipsen för användarna i en viss användargrupp så måste du specifikt välja den användargruppen.
Filtrera bort köpare i kontaktlistan
Nu finns en ny kolumn och filter i kontaktlistan för ”Senaste köp”. Med kolumnen kan du se när kunden gjorde senaste köpet och med filtret kan du välja att filtrera bort kontakter som är köpare eller varit köpare ett, två eller tre år tillbaka i tiden.
Utland - flera handläggare på en kontakt
För dig som utlandsmäklare har det varit efterfrågat att kunna se kontakter du arbetar med i Köparresan på startsida 3 fastän att du inte är handläggare på kontakten. Det kan till exempel vara direkt efter att du tagit emot ett lead eller bokat in en kund på en visning. För att lösa det behovet inför vi nu en möjlighet att vara flera handläggare på en kontakt. När du tar emot ett lead, får ett visningsmöte tilldelat dig, en återkomst eller lägger in en kund på ett objekt där du är handläggare så adderas du som övrig handläggare på kontakten och därmed så dyker kontakten upp och syns i Köparresan.
För att det ska vara möjligt att göra urval på kontakter där du är antingen huvudhandläggare eller övrig handläggare så har vi lagt till filtret Handläggare i kontaktlistan. Är du ute enbart efter de kontakter där du är huvudhandläggare så finns det ett särskilt filter för det
Kristian Sarría ansvarar för dokumenten och de delar av Express Mäklarsystem som är relaterade till juridikens lagar och regler.
Läs nedan om vad som berörs i denna version.
Dokumentändringar
Nytt digitalt formulär för kundkännedom
Som fastighetsmäklare behöver du ställa ett antal frågor till köpare och säljare för att uppnå kundkännedom och kunna göra en riskbedömning. Vi har dock sett att man ofta missar att ställa vissa frågor, eller att man inte alltid är bekväm med att ställa dessa i mötet med kund. Därför har vi tagit fram ett digitalt formulär (liknande det som redan finns för frågelistor) som kan skickas till alla säljare respektive köpare. Säljarna och köparna klickar och skriver själva i formuläret, signerar sedan med BankID varpå det automatiskt skickas in till Express Mäklarsystem. Vissa av frågorna är utformade så att det visas ytterligare frågor beroende på val, till exempel om en kund svarar att de är en PEP eller utländsk medborgare etc. På så vis får de flesta kunder färre och mer relevanta frågor att svara på.
Vi vill dock poängtera att när kunden väl fyllt i formuläret, så innebär inte detta att kundkännedomsarbetet därmed är klart. Detta är alltså bara ett underlag för det fortsatta arbetet och riskanalysen med mera.
Den stora fördelen är att du dokumenterar och säkerställer att du i alla affärer ställer minst ett visst antal frågor, och därmed hjälper till att kvalitetssäkra din kundkännedomsprocess. Något som förutom att avlasta den enskilda mäklaren, även kan vara en viktig del i det arbetet och rutinerna som företagen nu är skyldiga att ta fram i arbetet mot penningtvätt.
Är du intresserad av denna nya produkt, så kontakta din säljare eller vår support som kan berätta mer.
Lotta Westling från Vitec Support erbjuder regelbundet utbildning i Express Mäklarsystem och dess tillvalstjänster.
Kurserna genomförs online och är kostnadsfria. Anmälan krävs.
Vässa dina kunskaper med våra online-utbildningar
Just nu kan du anmäla dig till följande utbildning:
21 november Grundkurs Express Mäklarsystem, Objekthantering
Välkommen till Björn och hans gäng som ingår i Vitec Support! Öppet vardagar kl. 08.00-17.00.
Undantag dag före röd dag då växeln stänger kl. 12.00.
Snabbare hjälp
Lägg ditt ärende via Hjälpknappen i Express Mäklarsystem för snabbast hjälp. Här kan du även bifoga skärmdumpar mm.
Vårt ärendehanteringssystem når du också direkt på webben. Klicka på knappen nedan och bokmärk (sätt som favorit) denna sida i din webbläsare så har du den nära till hands.
Vill du prata med någon? Då ringer du oss på telefon: 08-56 255 100