I denna uppdatering av Express Mäklarsystem finns nu en ny funktion för att hjälpa dina deklarationskunder lite extra genom att tillhandahålla s k SRU-filer till Skattemyndigheten. Andra nyheter är möjligheter att rensa upp bland dina notifieringar, massuppdatering av återkomster, information om Hemnets andelsstatistik och ett förtydligande kring automatisk arkivering. Vidare har vi en rättelse ang. tidigare nyhet om förhandsavtal samt ett viktigt tips kring säkerhet. Läs mer om nyheterna nedan.
Nyheterna finns tillgängliga i Express Mäklarsystem fr o m onsdag den 1 mars 2023
Nya verktyg för digitala deklarationer
Numera deklarerar de flesta personer digitalt. Hittills har vi erbjudit våra kunder hjälp med kapitalvinstberäkning samt ifyllda deklarationsblanketter i PDF-format. Det vi nu lagt till är att vi även skapar speciella filer som era kunder kan ladda upp hos Skatteverket (SRU-filer). Tanken bakom detta är att kunden ska slippa att fylla i det som står i blanketten på Skatteverkets sida. Nu kan era kunder välja att ladda upp SRU-filen vilket innebär att de olika siffrorna automatiskt fylls i på rätt plats i den digitala deklarationen.
Hur fungerar då detta i praktiken?
Kapitalvinstberäkningen är inte förändrad, den gör ni precis som tidigare.
När ni sedan hämtar ned kapitalvinstberäkningen till Express Mäklarsystem, så sparas det nu ned följande filer till Express:
1. En kapitalvinstberäkning (ingen skillnad mot förr).
2. En PDF med en deklarationsblankett per säljare, med dennas namn (dvs en mindre förändring mot tidigare).
3. En komprimerad mapp (en sk. Zip-fil) per säljare, med säljarens namn. Denna fil innehåller dels säljarens deklarationsfil som PDF, och dels två SRU-filer.
När du ska skicka dessa till dina säljare kan du alltså välja att skicka bara PDF:er, eller att skicka Zip-filen istället. Detta gör du precis som idag från sidan Dokument.
Några saker som kan vara bra att veta
SRU-filer som Skatteverket använder som filformat är ett ovanligt format, så vissa e-postsystem kan eventuellt blockera dem eller markera dem som osäkra, medans andra inte gör det.
SRU-filerna måste ha ett visst namn, och det är samma namn för alla personer. Detta är anledningen till att vi lägger filerna i individuella mappar för varje person.
Notifieringarna i Express är en värdefull funktion som påminner om att något viktigt har hänt som du bör uppmärksamma. Det kan gälla allt möjligt från tips till dokument eller bilder som laddats upp till ditt objekt. För att inte viktiga händelser ska begravas i mängden olästa notifieringar har vi lagt till en knapp överst i notifieringarna för att "markera alla som lästa”. Klickar du på den så nollställer du och släcker därmed den röda lilla cirkeln med antalet olästa notifieringar.
På knappen med kugghjulet precis till höger har vi gjort ett enklare sätt att komma till dina personliga inställningar för notifieringar. Notera att det gamla sättet att nå dessa inställningar via huvudmenyn och inställningar därmed är borta och har ersatts av denna knapp.
Vi har även ökat antalet notifieringar som du kan se och scrolla ned till i listan från 16 till 100 st.
Säkerhetstips!
Antalet it-attacker av olika slag är något som hela tiden ökar och något man alltid bör vara vaksam på. För att öka säkerheten så kan du som har företagskonto hos Microsoft enkelt ändra så att du kan logga in i Express Mäklarsystem via Microsoft i stället.
Fördelarna blir då:
- Du kan använda Microsofts säkerhetsfunktioner med så kallad tvåfaktorsautentisering - Ett gemensamt konto med ett lösenord i stället för ett konto till datorn och ett till Express
Kontakta vår produktsupport för mer info om hur du sätter upp säker inloggning med Microsofts lösning.
Har du inte tillgång till lösningen ovan kan vi ändå hjälpa dig att öka säkerheten genom att aktivera en tvåfaktorsautentisering vid inloggning i Express Mäklarsystem. Kontakta vår produktsupport så slår vi på en lösning som bygger på att det skickas ett mejl med en engångskod till den som loggar in.
Massuppdatera återkomster
CRM-rapporten innehåller numera verktyg för att massuppdatera flera CRM-uppgifter i taget. I januari släpptes funktioner för att massuppdatera tips och leads och i denna version släpper vi funktioner för att massuppdatera återkomster. För att se och komma åt funktionen krävs en särskild rättighet under Administration: ”CRM: Utföra åtgärder för flera uppgifter”.
Förtydligande angående automatisk arkivering
I januari informerade vi om att objekt numera arkiveras automatiskt. I normalfallet sker det 2 år och 6 månader efter tillträdet. Det som är nytt vad gäller både automatisk och manuell arkivering är:
- samtliga annonserade bilder finns kvar på objektet efter arkiveringen - förstabilden och planskisser behåller sin ursprungliga upplösning - övriga annonserade bilder sparas om med låg upplösning - ej annonserade bilder tas bort helt och hållet
Observera att den lägre upplösningen ändå kan vara fullgod i flera sammanhang men om det är några bilder du är extra rädd om bör du spara undan dessa på lämpligt ställe.
Hemnets andelsstatistik
För att säkra upp att bostäder som inte annonseras på Hemnet ändå förs över till Hemnets slutpris- och andelsstatistik, finns en möjlighet att slå på funktionen Schemalagd annonsering i Express. Schemalagd annonsering är en funktion för att underlätta annonseringen så att du exempelvis kan skapa en särskild ”tågordning” för de olika marknadsplatserna. Samma funktion kan även användas för att föra över underlaget för Hemnets slutpris- och andelsstatistik. Det du i så fall gör är att lägga till Hemnet för statusen Såld (och för statusen Såld/Referensobjekt om ni har den statusen). Överföringen görs om kontoret har godkänt överföring i Inställningarna i Express, men slutpriset visas bara i statistiken om det finns ett godkännande från parterna.
Dokument
Rättelse av tidigare nyhet om Förhandsavtal
I förra nyhetsbrevet skrev vi felaktigt om en ändring av Bokningsavtal, rätt ska vara Förhandsavtal. Vi upprepar här nyheten med korrekt benämning:
Med anledning av en ny bestämmelse i Fastighetsmäklarlagen finns det nu en ny paragraf i förhandsavtalet. Den nya paragrafen rör bygglov, och den förutsätter alltså att du hämtar in ett flertal uppgifter om bygglovet. Passa därför på att göra det i god tid innan avtalsskrivningen, och var uppmärksam på skillnaden mellan datumet för då bygglov beviljades och när detta sedan fick laga kraft.
Utbildning
De grundutbildningar som ligger närmast i tid är:
- 7 mars 2023 Grundkurs Objekthantering - 21 mars 2023 Grundkurs Kontakthantering
Björn Rydström
Express Mäklarsystem V9 2023
Välkommen till en ny version!
I denna uppdatering av Express Mäklarsystem finns nu en ny funktion för att hjälpa dina deklarationskunder lite extra genom att tillhandahålla s k SRU-filer till Skattemyndigheten. Andra nyheter är möjligheter att rensa upp bland dina notifieringar, massuppdatering av återkomster, information om Hemnets andelsstatistik och ett förtydligande kring automatisk arkivering. Vidare har vi en rättelse ang. tidigare nyhet om förhandsavtal samt ett viktigt tips kring säkerhet. Läs mer om nyheterna nedan.
Nyheterna finns tillgängliga i Express Mäklarsystem fr o m onsdag den 1 mars 2023
Nya verktyg för digitala deklarationer
Numera deklarerar de flesta personer digitalt. Hittills har vi erbjudit våra kunder hjälp med kapitalvinstberäkning samt ifyllda deklarationsblanketter i PDF-format. Det vi nu lagt till är att vi även skapar speciella filer som era kunder kan ladda upp hos Skatteverket (SRU-filer). Tanken bakom detta är att kunden ska slippa att fylla i det som står i blanketten på Skatteverkets sida. Nu kan era kunder välja att ladda upp SRU-filen vilket innebär att de olika siffrorna automatiskt fylls i på rätt plats i den digitala deklarationen.
Hur fungerar då detta i praktiken?
Kapitalvinstberäkningen är inte förändrad, den gör ni precis som tidigare.
När ni sedan hämtar ned kapitalvinstberäkningen till Express Mäklarsystem, så sparas det nu ned följande filer till Express:
1. En kapitalvinstberäkning (ingen skillnad mot förr).
2. En PDF med en deklarationsblankett per säljare, med dennas namn (dvs en mindre förändring mot tidigare).
3. En komprimerad mapp (en sk. Zip-fil) per säljare, med säljarens namn. Denna fil innehåller dels säljarens deklarationsfil som PDF, och dels två SRU-filer.
När du ska skicka dessa till dina säljare kan du alltså välja att skicka bara PDF:er, eller att skicka Zip-filen istället. Detta gör du precis som idag från sidan Dokument.
Några saker som kan vara bra att veta
SRU-filer som Skatteverket använder som filformat är ett ovanligt format, så vissa e-postsystem kan eventuellt blockera dem eller markera dem som osäkra, medans andra inte gör det.
SRU-filerna måste ha ett visst namn, och det är samma namn för alla personer. Detta är anledningen till att vi lägger filerna i individuella mappar för varje person.
Skatteverket har en sida som förklarar hur man laddar upp sin SRU-fil, se nedan länk:
Så här laddar man upp SRU-filer >>
Rensa bland dina notifieringar
Notifieringarna i Express är en värdefull funktion som påminner om att något viktigt har hänt som du bör uppmärksamma. Det kan gälla allt möjligt från tips till dokument eller bilder som laddats upp till ditt objekt. För att inte viktiga händelser ska begravas i mängden olästa notifieringar har vi lagt till en knapp överst i notifieringarna för att "markera alla som lästa”. Klickar du på den så nollställer du och släcker därmed den röda lilla cirkeln med antalet olästa notifieringar.
På knappen med kugghjulet precis till höger har vi gjort ett enklare sätt att komma till dina personliga inställningar för notifieringar. Notera att det gamla sättet att nå dessa inställningar via huvudmenyn och inställningar därmed är borta och har ersatts av denna knapp.
Vi har även ökat antalet notifieringar som du kan se och scrolla ned till i listan från 16 till 100 st.
Säkerhetstips!
Antalet it-attacker av olika slag är något som hela tiden ökar och något man alltid bör vara vaksam på. För att öka säkerheten så kan du som har företagskonto hos Microsoft enkelt ändra så att du kan logga in i Express Mäklarsystem via Microsoft i stället.
Fördelarna blir då:
- Du kan använda Microsofts säkerhetsfunktioner med så kallad tvåfaktorsautentisering
- Ett gemensamt konto med ett lösenord i stället för ett konto till datorn och ett till Express
Kontakta vår produktsupport för mer info om hur du sätter upp säker inloggning med Microsofts lösning.
Har du inte tillgång till lösningen ovan kan vi ändå hjälpa dig att öka säkerheten genom att aktivera en tvåfaktorsautentisering vid inloggning i Express Mäklarsystem. Kontakta vår produktsupport så slår vi på en lösning som bygger på att det skickas ett mejl med en engångskod till den som loggar in.
Massuppdatera återkomster
CRM-rapporten innehåller numera verktyg för att massuppdatera flera CRM-uppgifter i taget. I januari släpptes funktioner för att massuppdatera tips och leads och i denna version släpper vi funktioner för att massuppdatera återkomster. För att se och komma åt funktionen krävs en särskild rättighet under Administration: ”CRM: Utföra åtgärder för flera uppgifter”.
Förtydligande angående automatisk arkivering
I januari informerade vi om att objekt numera arkiveras automatiskt. I normalfallet sker det 2 år och 6 månader efter tillträdet. Det som är nytt vad gäller både automatisk och manuell arkivering är:
- samtliga annonserade bilder finns kvar på objektet efter arkiveringen
- förstabilden och planskisser behåller sin ursprungliga upplösning
- övriga annonserade bilder sparas om med låg upplösning
- ej annonserade bilder tas bort helt och hållet
Observera att den lägre upplösningen ändå kan vara fullgod i flera sammanhang men om det är några bilder du är extra rädd om bör du spara undan dessa på lämpligt ställe.
Hemnets andelsstatistik
För att säkra upp att bostäder som inte annonseras på Hemnet ändå förs över till Hemnets slutpris- och andelsstatistik, finns en möjlighet att slå på funktionen Schemalagd annonsering i Express. Schemalagd annonsering är en funktion för att underlätta annonseringen så att du exempelvis kan skapa en särskild ”tågordning” för de olika marknadsplatserna. Samma funktion kan även användas för att föra över underlaget för Hemnets slutpris- och andelsstatistik. Det du i så fall gör är att lägga till Hemnet för statusen Såld (och för statusen Såld/Referensobjekt om ni har den statusen). Överföringen görs om kontoret har godkänt överföring i Inställningarna i Express, men slutpriset visas bara i statistiken om det finns ett godkännande från parterna.
Dokument
Rättelse av tidigare nyhet om Förhandsavtal
I förra nyhetsbrevet skrev vi felaktigt om en ändring av Bokningsavtal, rätt ska vara Förhandsavtal. Vi upprepar här nyheten med korrekt benämning:
Med anledning av en ny bestämmelse i Fastighetsmäklarlagen finns det nu en ny paragraf i förhandsavtalet. Den nya paragrafen rör bygglov, och den förutsätter alltså att du hämtar in ett flertal uppgifter om bygglovet. Passa därför på att göra det i god tid innan avtalsskrivningen, och var uppmärksam på skillnaden mellan datumet för då bygglov beviljades och när detta sedan fick laga kraft.
Utbildning
De grundutbildningar som ligger närmast i tid är:
- 7 mars 2023 Grundkurs Objekthantering
- 21 mars 2023 Grundkurs Kontakthantering