Det finns i huvudsak två sätt att bestämma vilka företagsuppgifter som visas i sidfoten på dokument: 


1. Sidfotsinställningar

Det första sättet som också är det vanligaste för de allra flesta användare är via sidfotsinställningarna. Där väljer man vilka företagsuppgifter som ska visas i sidfoten till exempel kontorets namn, adress och organisationsnummer och uppgifterna hämtas sedan från det kontor som objektet tillhör.


Tre olika nivåer

Sidfotsinställningar kan man dels göra på tre olika nivåer: för hela kedjan, för kontoret eller för enskilda användare. Har en användare inte gjort personliga inställningar så används inställningarna från nästa högre nivå dvs från kontoret, finns det inte heller för kontoret så används inställningarna från kedjan.


Fyra kategorier av dokument

När man gör sidfotsinställningar kan man dessutom välja layout för fyra olika kategorier av dokument. Brev kan ha en layout, fakturor och kvittenser en annan, förmedlingsuppdrag en tredje och slutligen en layout för övriga dokument.


Juridiskt namn

En av alla sidfotsinställningar man kan lägga till när man utformar en layout är Juridiskt namn. Kontoret kan exempelvis heta "Mäklarföretaget i Helsingborg" och ha "Mäklarföretaget i Helsingborg AB" som juridiskt namn. Då kommer sidfoten hämta in det juridiska namnet men i övrigt hämta alla andra uppgifter från kontoret. Om juridiskt namn saknas hämtas i stället kontorets namn.

Med releasen den 8:e oktober 2025 är utformningen på kontorskortet något ändrad så att man väljer juridiskt namn från en lista med underkontor istället för att skriva in det i ett textfält. Om inget kontor finns att välja, börja med att skapa ett underkontor.   


Konsekvent linje

Det är ofta en god idé att försöka hålla en konsekvent linje vad gäller juridiskt namn. Om kunden exempelvis skriver på ett förmedlingsuppdrag där det juridiska namnet visas i sidfoten, är det en fördel om även fakturor och kvittenser använder samma juridiska namn. 

        


2. Underkontor kopplade till användaren

Det andra sättet man kan använda sig av för att bestämma vilka företagsuppgifter som hämtas in till sidfoten är med hjälp av underkontor kopplade till användarna. Detta sätt är i första hand avsett för mäklare som ska kunna fakturera från sitt eget bolag och bygger på att användaren kopplas till ett underkontor med hjälp av inställningarna under "Arbetar på kontor" på användarkortet.

Förvalt för dokument

Även här krävs att det finns minst ett underkontor men när det väl finns så kan man söka fram och välja underkontor till de kontor som mäklaren tillhör. Notera att efter att man valt ett sådant underkontor så finns det en liten cirkel framför kontorsnamnet där man kan bocka i för att välja om underkontoret ska vara förvalt kontor för dokument. 


Kontorsväljare

När en användare med underkontor skapar dokument som fakturor och kvittenser eller förmedlingsuppdrag så visas en kontorsväljare där man kan välja om objektets kontor eller mäklarens underkontor ska användas för uppgifterna till sidfoten. Dessa dokument har även en kontorsväljare i verktygsfältet upptill så att det går att byta kontor efter att man skapat dokumentet. Har man bockat i att underkontoret ska vara förvalt för dokument så är det förvalt i kontorsväljaren.


Komplett information från underkontoret

Observera att till skillnad från metoden som beskrivs i punkt 1 ovan så hämtas alla företagsuppgifter från underkontoret då man väljer det med hjälp av kontorsväljaren. Det gör att man till exempel kan ha en avvikande adress eller ett annat organisationsnummer på underkontoret. Det kan man inte uppnå med den första metoden utan då kan man enbart få avvikande juridiskt namn i sidfoten.   


Sammanfattning:

  • Sidfotsinställningar – Vanligaste sättet att bestämma vilka företagsuppgifter (namn, adress, organisationsnummer) som visas i sidfoten. Uppgifterna hämtas från det kontor som objektet tillhör.
  • Tre nivåer – Inställningar kan göras på kedjenivå, kontorsnivå eller användarnivå.
  • Fyra dokumentkategorier – Olika layouter kan användas för brev, fakturor/kvittenser, förmedlingsuppdrag och övriga dokument.
  • Juridiskt namn – Sidfoten kan visa kontorets juridiska namn istället för det vanliga. Från oktober 2025 väljs juridiskt namn från en lista med underkontor istället för att skrivas in manuellt.
  • Konsekvent användning – Rekommenderas att samma juridiska namn används i alla dokumenttyper för en enhetlig profil.
  • Underkontor kopplade till användare – Alternativ metod där mäklare kopplas till egna underkontor via inställningen "Arbetar på kontor" för att kunna fakturera från sitt eget bolag.
  • Förvalt kontor för dokument – Underkontoret kan markeras som förvalt för dokument, vilket styr vilket kontor som automatiskt används vid dokumentskapande.
  • Kontorsväljare – När dokument skapas kan användaren välja om sidfotsuppgifterna ska komma från objektets kontor eller underkontoret; valet kan även ändras i efterhand.
  • Fullständig information från underkontor – När ett underkontor väljs hämtas samtliga företagsuppgifter därifrån (t.ex. adress och organisationsnummer), till skillnad från sidfotsinställningar där endast juridiskt namn kan avvika.