Med automatisk journalföring som stöd blir mäklarjournalen enklare att upprätta. Du blir påmind om journalarbetet under hela försäljningen och flertalet av journalpunkterna klarmarkeras automatiskt under arbetets gång. Du kan klarmarkera, byta datum och användare på flera journalpunkter åt gången.
Merparten av objektets uppgifter klarmarkeras per automatik. Du bör därför alltid granska och justera datumen innan du skriver ut mäklarjournalen. Journalstödet kan aktiveras eller avaktiveras, detta gör du under Inställningar i huvudmenyn. Journalstödet är förinställt som aktiverat, du måste alltså själv gå in och stänga av funktionen om du inte vill använda den. Inställningen gäller per användare.
Principen bygger på att ett antal journalpunkter/Att Göra-uppgifter klarmarkeras och datumsätts i samband med en viss händelse - till exempel en statusändring.
- Vid statusbyte till "Uppdrag" föreslås dagens datum som "Uppdragsdatum" om fältet är tomt
- Vid statusbyte till "Till Salu" föreslås dagens datum som Uppdragsdatum" om fältet är tomt
- Vid statusbyte till "Såld" föreslås dagens datum som "Kontraktsdatum" om fältet är tomt
Observera att datumen bara sätts om fälten är tomma - finns det redan ifyllda uppgifter skrivs dessa INTE över. Datumen går att ändra i efterhand.
För att underlätta förarbetet med mäklarjournalen kan du ändra flera journalpunkter åt gången. Gå in på sidan Att Göra, välj "Markera flera" och under Utför, markerar du de uppgifter som ska ändras och tryck på "Klar". Funktionsytan fälls ut från höger och det du anger här (status, utförare och datum) gäller för samtliga markerade uppgifter när du trycker på "Spara".
När "Uppdragsdatum" sätts för första gången sätts följande uppgifter till "Klart" med samma datum som uppdragsdatumet:
- Inledande kontakt – Med uppdragsgivaren
- Kundmöte – Intagsbesiktning
- Utgångspris – diskussion och rådgivning
- Marknadsplan – diskussion
- Arbetssätt information
- Sidotjänster – information
- Kundkännedom – Id-kontroll
- Upplysningsplikt – information till säljaren
- Samtycke – kontroll
När du ändrar status till ”Till salu” för första gången sätts följande uppgifter till "Klart" med dagens datum:
- Objektbeskrivning – upprättande
- Budgivningsprocess – information till säljaren
- Förfoganderätt – kontroll
- Pantsättning – kontroll
När du fyller i fältet ”Slutpris” så sätts följande uppgift till ”Klart” med dagens datum:
- Slutpris – säljarens accept
När du ändrar status till ”Såld” för första gången så sätts följande uppgifter till ”Klart”:
- Kundkännedom – Id-kontroll köpare (kontraktsdatum sätts)
- Om datumfältet "Handpenning Erlagd" är ifylld klarmarkeras "Handpenning – deponerad" (datum för "Handpenning erlagd" sätts)
- Objektbeskrivning – Till tilltänkta köpare (datum för sista visningen sätts, annars kontraktsdatum)
- Energideklaration – Till tilltänkta köpare (datum för sista visningen sätts, annars kontraktsdatum)
- Försäljningen – Till tilltänkta köpare (datum för sista visningen sätts, annars kontraktsdatum)
- Sidotjänster – Till tilltänkta köpare (datum för sista visningen sätts, annars kontraktsdatum)
- Förfoganderätt – information till köparen (kontraktsdatum sätts)
- Skick – särskild information till köparen (kontraktsdatum sätts)
- Undersökningsplikt – särskild information till köparen (datum för sista visningen sätts, annars kontraktsdatum)
- Objektbeskrivning – köparen tillhanda (kontraktsdatum sätts)
- Boendekostnadskalkyl – erbjud tilltänkta köpare (datum för sista visningen sätts, annars kontraktsdatum)
- Budhistorik överlämnad (tillträdesdatum sätts)
- Köpehandlingar – genomläsning och underskrift (kontraktsdatum sätts)
- Depositionsavtal – genomläsning och underskrift (kontraktsdatum sätts)
- Köpehandling – skickad (datum för Handpenning redovisad sätts. Sätts till "Ej aktuell" om den inte är klarmarkerad vid datumet för "Handpenning erlagd". )
- Svävarvillkor – uppfyllda. (datum för Handpenning redovisad sätts)
När ”Tillträdesdatum” fylls i för första gången sätts följande uppgifter till ”Klart” med samma datum som tillträdesdatumet:
- Förfoganderätt – förnyad kontroll
- Inskrivningar – förnyad kontroll tillträde
- Likvidavräkning – genomgång
- Köpebrev – genomläsning och underskrift
- Mäklarjournal – överlämnande
- Uppdraget – Upphör
När du har fyllt i "Handpenning redovisad” sätts följande uppgift till ”Klart” med samma datum som för ”Handpenning redovisad”:
- Handpenning – Redovisad
När du tar ett lantmäteriutdrag så sätts följande uppgifter till ”Klart” med dagens datum:
- Inskrivningar – kontroll
- Förfoganderätt – kontroll
När du fyller i information om energideklaration så sätts följande uppgift till ”Klart” med dagens datum:
- Energideklaration inhämtad
Vanliga frågor om automatisk journalföring
Allmänt
Fråga: Vad är automatisk journalföring?
Svar: Automatisk journalföring gör det enklare att upprätta mäklarjournalen. Du blir påmind om journalarbetet under hela försäljningen och flera journalpunkter klarmarkeras automatiskt.
Fråga: Kan jag ändra flera journalpunkter samtidigt?
Svar: Ja. Gå till Att Göra, välj Markera flera och klicka sedan på Klar. Det du anger i funktionsytan till höger gäller för alla markerade uppgifter.
Fråga: Var aktiverar jag journalstödet?
Svar: Under Inställningar i huvudmenyn. Journalstödet är aktiverat som standard. Vill du inte använda funktionen måste du själv stänga av den. Inställningen gäller per användare.
Fråga: Vad händer med datum som redan är ifyllda?
Svar: Systemet sätter bara datum automatiskt om fälten är tomma. Befintliga datum skrivs inte över, men kan justeras manuellt.
Manuell hantering
Fråga: Kan jag ändra datum och status i efterhand?
Svar: Ja. Alla automatiskt ifyllda datum och klarmarkerade punkter kan ändras manuellt vid behov.
Fråga: Måste jag använda automatisk journalföring?
Svar: Nej. Funktionen kan stängas av per användare i Inställningar. Då måste du själv klarmarkera journalpunkterna.
Tips
- Granska alltid datumen innan du skriver ut mäklarjournalen.
- Automatiska datum sätts endast om fälten är tomma.
- Du kan alltid justera eller komplettera manuellt vid behov.