Express Mäklarsystem Ärendesystem

Ja precis, samma steg i intervallerna som på Hemnet. Samma val när det gäller minsta och maximalt pris exempelvis. 

Finns det några fler förbättringar vad gäller sökprofilerna? 

Radhus kan man nu söka specifikt efter och man får då träff på både bostadsrättsradhus och villaradhus. Kommuner kan man ange som sökområde men till skillnad från i tidigare lösning ritas området ut på kartan och det är det området för kommunen som används i matchningen och inte kommunkoden.   

Valet för nyproduktion ser också annorlunda ut, hur funkar den? 

Valet för nyproduktion har nu tre lägen. Antingen på, av eller mittenläget dvs det måste vara nyproduktion, det spelar ingen roll eller det får inte vara nyproduktion. 

Hur ska jag göra om jag vill matcha tvårumslägenheter och uppåt?  

Det är precis som tidigare att man kan ange minst två rum och sedan lämna maxvärdet helt tomt eller tvärtom att man bara anger maxvärdet och lämnar minimumvärdet tomt. 

Vad innebär det att en sökprofil har ett datum som den gäller till och med? 

Alla sökprofiler kommer fortsättningsvis ha ett giltig-till-och-med-datum på max 2 år som standard.  När den tiden passerats är inte sökprofilen giltig längre och ignoreras därför i matchningen. Bakgrunden till den ändringen är integritetsskäl eftersom kunder med sökprofiler inte GDPR-gallras. Att sätta ett giltig-till-och-med-datum minskar risken för att en kund finns kvar i systemet i strid mot integritetspolicyn om kunden t ex byter e-postadress och inte längre kan nås och därmed inte heller kan avregistrera sig från matchningsutskicken. 

Hur kan man förlänga det datumet så att en sökprofil inte förfaller? 

Så fort det görs en ändring på en sökprofil så förnyas datumet och flyttas fram två år i tiden. Det sker även om kunden själv kommer åt att ändra sin sökprofil för de mäklarföretag som har Mina sidor där kunder kommer åt att ändra eller uppdatera sina egna profiler. 

Vi vill ha en annan tid som sökprofiler är giltiga till, går det? 

I inställningarna går det att ändra antalet månader. Dock max 36 månader. Befintliga profiler ändras inte direkt när man sätter en ny giltighetstid utan det sker enbart löpande när nya skapas eller gamla uppdateras. 

Kan man även göra ett utskick och fråga om kunderna vill förnya sina bevakningar? 

Ja det går bra. Man kan göra ett utskick till kunder där sökprofilerna håller på att förfalla i en viss tidsperiod och skicka med en länk som mottagaren kan klicka på för att förnya sin bevakning. 

Hur får jag fram bostäder med andra statusar än Till salu i matchningsresultatet? 

När man matchar från en kund fick man tidigare upp alla bostäder som matchade med statusar i stigande ordning. Först Uppdrag, sedan Snart till salu, Kommande (om man använde dessa) och sist Till salu. Fanns det många bostäder fick man ofta bläddra långt ned på sidan innan man hittade de som man ville skicka i väg och tipsa kunden om. Där har vi nu förenklat med ett filter i överkant där matchande bostäder visas. Till salu är förvalt men det går bra att klicka i alla tillgängliga statusar om man önskar se alla bostäder på en gång. 

Vad har hänt med anteckningen som tidigare låg på varje sökprofil? 

Anteckningen som man tidigare kunde skriva in för varje enskild sökprofil är nu flyttad till en gemensam anteckningsyta för kunden. Man hittar den upp till vänster på sidan sökprofiler under valet för om kunden ”ska matchas/bevakas”. Här har vi helt enkelt strävat efter att förenkla arbetsytan på sidan mot bakgrund av att anteckningen används i väldigt liten utsträckning och heller inte har eller haft betydelse för vilka bostäder som matchas. 

Vad betyder färgkodningen på raderna i listan på sidan Sökprofiler? 

Vit eller ofärgad färgkod till vänster på raden betyder att en sökprofil sparats korrekt. Gulorange betyder att något är ändrat för sökprofilen men att den inte har sparats ännu. Röd betyder att sökprofilen är ogiltig t ex för att det saknas ett sökområde. 

Automatisk matchning 

Är något ändrat vad gäller den automatiska matchningen? 

Nej inga nya inställningar eller e-postmallar utan den ska fungera precis som tidigare fast med den nya snabbare matchningen i botten. 

Automatiska sökprofiler 

Vad är automatiska sökprofiler? 

 Om ni på ert mäklarföretag vill att sökprofiler ska skapas automatiskt t ex när en kund går på visning går det nu att aktivera en sådan funktion.  

Vilka användare kan aktivera automatiska sökprofiler? 

Enbart administratörer kan aktivera funktionen dvs användare med fullständiga rättigheter. 

Kan man välja att provköra automatiska sökprofiler på enbart ett kontor i kedjan? 

Ja det finns en inställning där man kan undanta ett enskilt kontor eller grupp av kontor. Vill man bara testköra på ett kontor så kan man skapa en grupp som innehåller alla utom det kontor som ska testköra. 

Kräver automatiska sökprofiler några övriga förberedelser? 

 Ja det bör man vara inställd på. Som minimum bör integritetspolicyn ses över, kontrollera att e-postmallarna som används i matchningen har länkar för att avregistrera sig. Även nya rutiner för att informera vid visning eller annat lämpligt tillfälle bör införas.  

Hur skapas en automatisk sökprofil? 

Typiska scenariot är att en kund går på visning. Kunden har inte valet Nej på Ska matchas eller Nej på Godkänner marknadsföring. Den bostad som kunden är på visning på och andra bostäder som kunden varit på visning på ett halvår bakåt i tiden ligger till grund för den sökprofil som skapas.  

Koordinaterna på objekten används för att hitta sökområden som täcker in bostäderna, boytan, antal rum, pris läggs in baserat på objekten. Har man gått på visning på en trerumslägenhet så sätts ett intervall på två till fyra rum i sökprofilen. Vad gäller pris så väljs närmsta högre steg i intervallet och för boytan blir intervallet två steg uppåt och även två steg nedåt från objekten i underlaget. 

Varför skapas sökprofilerna baserat på objekt ett halvår bakåt i tiden? 

För att sökprofilerna inte ska bli för snäva tittar vi även på äldre visningar. För gamla är inte bra om kunden ändrat sina preferenser och enbart den senaste kan också bli missvisande. Ett halvår tror vi är ett bra mellanläge.  

Vad händer om en kund redan har en manuellt skapad sökprofil? 

Om en kund med en manuellt skapad sökprofil blir spekulant på ett nytt objekt så undersöks om alla objekt i kundens historik 6 månader bakåt täcks in av den befintliga sökprofilen. Om något objekt faller utanför den befintliga profilen så skapas en ny automatisk sökprofil som kompletterar den manuella. 

Är det bara objekt som man varit på visning på som ligger till grund? 

Om en spekulant ej varit på visning men deltagit i budgivning kommer det objektet också med i underlaget. 

Kunden kommer in via intresseanmälan, går det att få en automatisk sökprofil då? 

När man aktiverar funktionen kan man även ställa in om man vill att spekulanter med status Intresserad eller högre ska räcka för att sökprofiler ska skapas med automatik. Tänk bara då på att lösa informationsbehovet till kunderna så att de är med på vilka utskick de kommer få och så att de får möjlighet att tacka nej om de inte vill ha bevakning. 

Om det är krav på visning eller bud på objekten som utgör underlag. Varför finns det då en inställning där man kan välja att det ska räcka med status intresserad eller högre? 

Har man den inställningen och senaste aktiviteten för en kund är att den läggs in som spekulant med status intresserad eller högre så skapas en automatisk sökprofil. Men för att objekten bakåt i tiden ska komma med i underlaget krävs att kunden varit på visning eller lagt bud på dessa.  

Blir det fler och fler sökprofiler efterhand som en kund går på fler visningar? 

Nej vid varje ny visning som en kund går på kastas alla gamla automatiska sökprofiler och en eller flera nya skapas beroende på hur många och vilka objekt som utgör underlaget. 

Kan man göra om en automatisk sökprofil till en vanlig som man kan redigera fritt? 

Ja det går bra. Men en knapptryckning kan välja att ta över en automatisk profil som man vill göra tillägg i eller modifiera på något sätt. Den kommer sedan inte att kastas och uppdateras om kunden går på ny visning utan blir då helt och hållet som en manuellt upplagd sökprofil. 

Utökade sökbegrepp 

Vad är utökade sökbegrepp? 

Utökade sökbegrepp har funnits länge som en del av sökprofilerna och alltså även i tidigare lösning. I en sökprofil kan ett krav från kunden vara att objekten måste ha eldstad. Tänk bara då på att motsvarande utökat sökbegrepp måste finnas också på objekten som matchas för att det ska bli träff. 

Vad är nytt med utökade sökbegrepp? 

De utökade sökbegreppen består nu av en gemensam uppsättning utökade sökbegrepp som är gemensam för alla mäklare som använder Express. Listan är baserad på de vanligast förekommande begreppen hos alla mäklarföretag som använder Express idag. Anledningen är att nya matchningen gjorts snabbare på flera olika sätt bl a genom att indexera upp alla sökprofiler och då behöver de utökade sökbegreppen vara gemensamma för att inte påverka snabbheten negativt. 

Jag hittar inte mina specialvarianter i nya listan med utökade sökbegrepp? 

De flesta förekommande utökade sökbegreppen som använts i föregående lösning finns nu även i nya listan men är överflyttade efter bästa förmåga. Det kan innebära att ett ovanligt uttryck eller felstavning inte har gått att hitta nya motsvarigheten till och därför inte finns med i nya listan. 

Jag hade tidigare balkong som utökat sökbegrepp men hittar inte det nu? 

Eftersom balkong förekommer som ett fält på lägenheter har vi inte flyttat med det och ett par andra liknande sådana fält som redan finns för lägenheter till den nya listan. Att dessa inte längre finns dubbelt tar därmed bort risken för att man fyller i på fel ställe på bostaden med följd att objektet inte matchas på rätt sätt. 

Går det att lägga till fler utökade sökbegrepp? 

För matchningens skull är den nya listan att betrakta som låst och går just nu inte att utöka med fler begrepp. Undersök i stället om det kan finnas andra lösningar än utökade sökbegrepp. 

Kan man välja att inte visa ett utökat sökbegrepp som man inte ser någon användning för? 

Ja det går bra. I inställningarna för matchning och sökprofiler går det att välja vilka typer av objekt som ska se ett visst utökat sökbegrepp. Exempelvis behöver inte en tomt ha begreppet takterrass osv. 

Vad betyder extra synlig på objektet i inställningarna för utökade sökbegrepp? 

 Extra synlig på objektet gör helt enkelt att det utökade sökbegreppet visas som en egen kryssruta på översta sektionen grundinformation på sidan beskrivningar på objekten. Det gör det enklare för mäklaren att komma ihåg att fråga om något som man tycker är särskilt viktigt. Övriga sökbegrepp visas som tidigare i en lista som man fäller ned och väljer ifrån.