Många av våra användare jobbar i allt större installationer med flera kontor på olika orter i samma databas, eller på väldigt stora kontor, och behöver därför mer än ett nyckelskåp. Av denna anledning har vi tagit bort låsningen i mäklarsystemet av nyckelnummer, d.v.s. systemet föreslår inte något nyckelnummer, eller blockerar ett nyckelnummer som en kollega glömt att radera.
När vi pratar nyckelhantering med våra kunder så märker vi att det finns nästan lika många olika system som mäklare. Använd det system som passar er bra, men nedan kommer några tips för den som vill eller behöver anpassa sin nyckelhantering. Oavsett hur du väljer att sköta din nyckelhantering så är du ansvarig för att förvara dina kunders nycklar på ett säkert sätt. Därför föreslår vi att du håller dessa inlåsta och framför allt att du aldrig skriver objektets adress eller liknande på nyckelbrickan, så att en tappad eller stulen nyckel inte kan härledas till dina kunders hem.
Förslag på hur du får ordning i ditt nyckelskåp
- Häng en nyckelbricka på varje krok i nyckelskåpet med samma nummer som kroken.
- När du sedan vill hänga in en nyckel som du fått av kund så tar du en nyckelbricka och sätter på den på kundens nyckel.
- Sedan tar du omedelbart och skriver in detta nr på objektet i ditt mäklarsystem, om du använder dig av vårt web baserad system express kan du göra detta direkt i telefonen ståendes vid skåpet, annars gör du det när du återvänt till din dator.
- Går du på ovanstående vis så betyder det att:
- Om en bricka (utan nyckel) hänger på en krok så är detta nummer ledigt.
- Om en nyckel med en bricka hänger på en krok är detta nummer upptaget.
- Om kroken saknar både bricka och nyckel så är detta nyckelnumret upptaget och nyckeln är ute på visning.
- För att ytterligare förenkla kan man om man har gott om plats i sitt nyckelskåp, ha olika delar av skåpet för olika mäklare, och vill man vara ytterligare pedagogisk kan dessa dessutom ha olika färg på nyckelbrickorna. D.v.s. Anna har blå nyckelbrickor i det vänstra övre hörnet av skåpet, och Anders har röda nyckelbrickor i den nedre delen.
- Det är viktigt att ha en rutin på att alltid kontrollera att man tar med sig nycklarna till kontraktsskrivningen om man är klara med dem, och att man då samtidigt raderar nyckelnumret i sitt system. På detta vis frigör du nyckelnummer i ditt skåp och säkerställer att kunden alltid får sina nycklar i rätt tid.