På större mäklarföretag där flera kontor delar samma databas eller där många mäklare arbetar på samma plats, behövs ofta mer än ett nyckelskåp. Därför föreslår systemet inte längre nyckelnummer automatiskt och blockerar inte heller nummer som inte har raderats av en kollega.
Ni väljer själva vilken arbetsmetod som passar er bäst men nedan följer ett rekommenderat arbetssätt för en säker hantering av nycklar.
Viktiga säkerhetsrutiner
- Förvara alltid kundernas nycklar inlåsta.
- Skriv aldrig objektets adress eller annan identifierande information på nyckelbrickan.
- En tappad bricka ska inte kunna kopplas till kundens bostad.
Förslag på struktur i nyckelskåpet
- Häng en numrerad nyckelbricka på varje krok i skåpet.
- När du får en ny nyckel från kund: ta brickan från kroken och fäst på kundens nyckel.
- Registrera numret direkt på objektet i Express – gärna via mobilen när du står vid skåpet.
Så tolkar du skåpet
- Bricka utan nyckel: numret är ledigt.
- Nyckel + bricka: numret är upptaget.
- Tom krok: numret är upptaget och nyckeln är utlånad (t.ex. vid visning).
Tips för större kontor
- Dela upp skåpet i sektioner per mäklare.
- Använd olika färger på nyckelbrickor (t.ex. Anna = blå, Anders = röd).
Rutin vid kontraktsskrivning
Kom ihåg att alltid ta med nycklarna till kontraktsskrivningen. När nycklarna lämnas över till köparen – radera nyckelnumret i Express. Det frigör plats i skåpet och säkerställer att kunden får sina nycklar i rätt tid.
Lista över nyckelnummer
Nyckelnummer går i nuläget inte att sortera direkt i Express, men du kan lägga till kolumnen Nyckelnummer i dina listor.
Därefter kan listan exporteras till Excel för vidare sortering eller bearbetning.
Så lägger du till kolumnen
- Klicka på Kolumnalternativ högst upp i listan.
- Sök efter Nyckelnummer i sökrutan.
- Lägg till kolumnen.
