Kort svar: Förbered en Excel-fil med tydliga kolumnrubriker, ladda upp den via kontaktlistan eller fliken Spekulanter och koppla kolumnerna till rätt fält i systemet. Testa gärna först med ett mindre antal kontakter för att se så att informationen importeras korrekt.
Steg-för-steg-guide för att importera kontakter
1. Förbered Excel-filen
- Varje kolumn måste ha en rubrik (t.ex. Namn, E-post, Gatuadress).
- Rubrikerna ska ligga på första raden och börja längst upp till vänster.
- En uppgift per kolumn – blanda inte namn, adress eller e-post i samma fält.
- Använd inga specialtecken eller formler.
- Filen får innehålla max 1000 rader.
Tips: Om å, ä eller ö bytts till konstiga tecken – rensa filen från specialtecken innan import.
2. Ladda upp Excel-filen
- Gå till Kontaktlistan eller fliken Spekulanter på ett objekt.
- Klicka på Importera uppe till höger.
- Välj din Excel-fil.
- Koppla varje kolumn i filen till motsvarande fält i Express (t.ex. Namn → Namn, E-post → E-postadress).
- Klicka på Importera för att slutföra.
3. Viktigt att tänka på
- Befintliga kontakter uppdateras automatiskt om de kan matchas med hjälp av befintliga kontaktuppgifter. Det krävs att det finns tre datafält (T.ex. Namn, Gatuadress och Postnummer) på kontakten som stämmer överens med datan i din fil för att systemet ska känna av att kontakten redan finns i systemet och då uppdatera den istället för att skapa en ny. Om det finns en kontakt i systemet med samma namn, gatuadress och postnummer som du har i din fil så uppdateras den ifall du har ytterligare data i din fil. T.ex. mobilnr.
- Nya kontakter läggs till om de inte finns i systemet.
- Du behöver inte koppla alla fält – om din fil saknar t.ex. födelsedatum kan du lämna det tomt.
Hur hittar jag mina importerade kontakter?
Gå till kontaktlistan och lägg till följande filter:
- Excel: Importerad av
- Excel: Tidpunkt
- Excel; Typ
Använd sedan dessa för att filtrera fram din kontaktimport.
Vanliga frågor (FAQ)
Var hittar jag importfunktionen för kontakter?
Under Kontaktlistan eller fliken Spekulanter på ett objekt.
Vad händer om filen med kontakter innehåller fler än 1000 rader?
Filen kan inte importeras. Dela upp den i mindre delar.
Uppdateras befintliga kontakter automatiskt?
Ja, om systemet kan matcha dem via t.ex. e-postadress eller personnummer.
Måste alla kolumner vara med?
Nej, endast de fält du vill importera. Övriga kan lämnas utan koppling.
Kan jag importera kontakter utan adress?
Ja, adress är inte ett krav.