Arkivera användaren via användarkortet med funktionen Arkivera/Ta bort. Processen kräver att du flyttar över viktig data (objekt, kontakter, kalenderhändelser) till en annan aktiv användare.
Steg-för-steg — Arkivera en användare
- Gå till Inställningar - Administration - Användarhantering.
- Klicka på användaren som ska arkiveras.
- Tänk på att kryssa ur följande två val innan arkiveringen.
- Får logga in
- Ska visas på internet
- Klicka på menyn Arkivera/Ta bort uppe till höger.
- Följ guiden som kräver att du väljer en mottagare för att omfördela data (objekt, kontakter, kalenderhändelser).
- Bekräfta arkiveringen när du verifierat att all viktig data flyttats.
Varför ska jag arkivera användaren?
- Medarbetare med avslutad anställning ska inte längre kunna logga in eller nå företagets data.
- Systemet säkerställer att aktiv data inte försvinner genom att omfördela den till en annan användare.
- Arkivering av användare frigör en licens så att en ny användare kan utnyttja den.
Hur gör jag för att minska antalet licenser?
Om den arkiverade användaren inte ska ersättas av en ny medarbetare så behöver Vitecs ekonomiavdelning informeras om att antalet licenser ska justeras. Mejla till ekonomi.maklare@vitec.se för att informera om att ni vill ändra antalet licenser för ert kontor.
Behörighet
Du behöver ha rätt att administrera användare (minst på kontorsnivå). Alternativt be en kollega med rättighet att utföra arkiveringen.
Varför kan jag inte radera användaren?
Om användaren har viktig historik kommer systemet inte tillåta en vanlig borttagning av användaren utan istället hänvisa till arkiveringsflödet. Arkivering bevarar historik och säkerställer att relevant data blir kvar i företaget.
Vanliga frågor (FAQ)
- Kan jag arkivera mig själv?
Nej — du måste ha öppnat en annan användares kort och ha rätt behörighet för att se menyn. - Vad flyttas vid arkivering av en användare?
Aktiv data som objekt, kontakter och kalenderhändelser flyttas till en angiven mottagare. - Varför måste data omfördelas?
För att bevara datakvalitet och säkerställa att pågående arbete fortsatt ligger hos en aktiv användare.