INNEHÅLLSFÖRTECKNING
Sammanfattning
- Gå till Inställningar
- Gå till fliken Administration
- Tryck på kortet GDPR-Gallring
- Markera kategorin av kontakter du vill gallra
- Gå till Utför och välj Markera för gallring
- Välj de kontakter du vill gallra
- Tryck på Klar
- Välj sedan Gallra
Inledning
För att hjälpa er att stödja Dataskyddsförordningen finns det i Vitec Express under Inställningar > Administration ett gallringsverktyg med namn GDPR-gallring. Detta är en beskrivning över hur gallringsverktyget fungerar och vad som händer med kontorets kontakter och objekt när verktyget används.
Vilka som har tillgång till verktyget styrs via rättigheter. Kontakta er ansvarig om du inte har tillgång till verktyget.
Vad händer vid en gallring?
Vad händer med kontakterna?
Kontakterna raderas helt eller anonymiseras. När du går in på verktyget når du en vy med 4st alternativ för olika kategorier av kontakter. Du kan trycka på dessa alternativ för att se vad respektive kategori inkluderar för typ av kontakter. När du klickar på något av alternativen får du upp en blå ruta som talar om under vilka förutsättningar en gallring kommer att ske. Vi redovisar dom även nedan - om du väljer att gallra denna typ av kontakter.
Det genomförs inte någon gallring när man trycker på knapparna, endast en sökning.
I normalfallet raderas kontakterna helt vid en gallring men i två av alternativen “Potentiella säljare - 2 år” och “Köpare/Säljare/Budgivare - 10 år” kommer kontakterna anonymiseras på de bostäder som de är kopplade till. Anledningen till detta är att statistiken inte ska påverkas.
Kontakter utan kopplingar
- är ej anonyma
- är privatpersoner
- är skapade längre tillbaka än 2 år
- är inte extra kontakt för då gäller reglerna för part
- är inte säljare / köpare / spekulant på något objekt / projekt
- har bearbetningsfärg gul eller röd, d v s ingen aktiv bearbetning
- saknar aktiv bevakning/matchningsprofil
- saknar aktiv tjänst så som "Ditt bostadsvärde" etc
- saknar nyhetsbrev eller har nyhetsbrev där kontakten blev tillagd längre tillbaka än 2 år och ej fått utskick senaste 2 åren
- saknar bokad visning eller har visningar som är längre tillbaka än 3 månader
- saknar återkomster eller har återkomster som är längre tillbaka än 3 månader
- saknar samtyckesdatum alternativt har samtyckesdatum ifyllt men det är passerat med 24 månader
- är inte kopplad till bank eller förening annat än på objekt sålda längre tillbaka än 2 år sedan eller objekt med status Kundbearbetning eller Inget uppdrag och som inte ändrats på 3 månader
Spekulanter - 2 år
- är ej anonyma
- är privatpersoner
- är skapade längre tillbaka än 2 år
- är inte budgivare
- är inte parter
- är inte extra kontakter
- har bearbetningsfärg gul eller röd, d v s ingen aktiv bearbetning
- saknar aktiv bevakning/matchningsprofil
- saknar aktiv tjänst så som "Ditt bostadsvärde" etc
- saknar nyhetsbrev eller har nyhetsbrev där kontakten blev tillagd längre tillbaka än 2 år och ej fått utskick senaste 2 åren
- saknar bokad visning eller har visningar som är längre tillbaka än 3 månader
- saknar återkomster eller har återkomster som är längre tillbaka än 3 månader
- saknar samtyckesdatum alternativt har samtyckesdatum ifyllt men det är passerat med 24 månader
- är kopplade till sålda objekt tillträdda för mer än 2 år sedan eller med avtalsdatum äldre än 2 år om det saknas tillträdesdatum
- alternativt kopplade till objekt med tillträdesdatum, avtalsdatum och uppdragsdatum äldre än 2 år där objekten antingen är arkiverade eller inte ändrade på 3 månader
- alternativt kopplade till projekt med statusen Slutsålt eller projekt som inte är ändrade på 2 år
- alternativt kopplade till objekt med statusen Ej till salu, Inget uppdrag, Vilande eller Bokad och som antingen är arkiverade eller inte ändrade på 2 år
Potentiella säljare - 2 år
- är ej anonyma
- är privatpersoner
- är skapade längre tillbaka än 2 år
- är inte kopplade till sålda objekt för då gäller 10-års regeln
- är inte extra kontakter för då gäller 10-års regeln
- har bearbetningsfärg gul eller röd, d v s ingen aktiv bearbetning
- saknar aktiv bevakning/matchningsprofil
- saknar aktiv tjänst så som "Ditt bostadsvärde" etc
- saknar nyhetsbrev eller har nyhetsbrev där kontakten blev tillagd längre tillbaka än 2 år och ej fått utskick senaste 2 åren
- saknar bokad visning eller har visningar som är längre tillbaka än 3 månader
- saknar återkomster eller har återkomster som är längre tillbaka än 3 månader
- saknar samtyckesdatum alternativt har samtyckesdatum ifyllt men det är passerat med 24 månader
- är enbart kopplade som säljare till objekt som inte blev uppdrag och som är skapade för mer än 2 år sedan
Köpare/Säljare/Budgivare - 10 år
- är ej anonyma
- är privatpersoner
- är skapade längre tillbaka än 2 år
- har bearbetningsfärg gul eller röd, d v s ingen aktiv bearbetning
- saknar aktiv bevakning/matchningsprofil
- saknar aktiv tjänst så som "Ditt bostadsvärde" etc
- saknar nyhetsbrev eller har nyhetsbrev där kontakten blev tillagd längre tillbaka än 2 år och ej fått utskick senaste 2 åren
- saknar bokad visning eller har visningar som är längre tillbaka än 3 månader
- saknar återkomster eller har återkomster som är längre tillbaka än 3 månader
- saknar samtyckesdatum alternativt har samtyckesdatum ifyllt men det är passerat med 24 månader
- är kopplade som budgivare men enbart till objekt där tillträdesdatum, avtalsdatum och uppdragsdatum är äldre än 10 år
- är kopplade som part men enbart till sålda eller återtagna objekt där tillträdesdatum, avtalsdatum och uppdragsdatum är äldre än 10 år
- är kopplade som extrakontakt men enbart till sålda objekt med avtalsdatum äldre än 10 år eller återtagna objekt skapade för mer än 10 år sedan
- är inte kopplade som spekulanter till objekt med status Uppdrag, Till salu eller Reserverad och enbart till Återtagna objekt om de har avtalsdag, tillträdesdag och uppdragsdag äldre än 10 år
Vad händer med objekten/bostäderna?
Bilder och dokument gallras bort på bostäderna som kontakterna är kopplade till. Bilder på en bostad eller inifrån en bostad räknas enligt Datainspektionen (DI) som personuppgift om personen som bor i bostaden kan identifieras. Därför gallras bilderna bort. Bostadsadressen och bostadens beskrivning i texter och planskisser är inte personuppgifter utan beskrivning av byggnad och fastighet Denna information gallras inte bort. Alla dokument på objekten kommer plockas bort.
Efter genomförd gallring kommer man kunna se hur många kontakter som raderats och det sparas även i en logg. Vi redovisar endast antalet, inte vilka som gallrats bort
Hur genomförs gallringen?
Markera ett av alternativen av kontaktkategorier. När du klickar på något av alternativen kommer det upp en blå ruta som beskriver vad som kommer gallras bort. Det är bara kontakter under det kontor som du är inloggad på som berörs. Gå sedan till Utför i högra hörnet och välj Markera för gallring.
Du kan nu välja att markera enstaka kontakter eller alla på en gång. När du valt vilka kontakter du vill gallra klickar du på Klar och då får du upp en kontrollruta där du väljer alternativet Gallra.
Vitec Express gallrar bort valda kontakter och du får en notifiering på när gallringen är klar. Du kan arbeta vidare i programmet efter att gallringen startat så du behöver inte vänta på notifieringen. Du ska dock inte starta en ny gallring så länge en annan pågår.