INNEHÅLLSFÖRTECKNING



Sammanfattning

  1. Gå till Inställningar
  2. Tryck på kortet GDPR-Gallring
  3. Markera kategorin av kontakter du vill gallra
  4. Gå till Utför och välj Markera för gallring
  5. Välj de kontakter du vill gallra
  6. Tryck på Klar
  7. Välj sedan Gallra

Inledning


För att hjälpa er att stödja Dataskyddsförordningen finns det i Vitec Express under Inställningar ett gallringsverktyg med namn GDPR-gallring. Detta är en beskrivning över hur gallringsverktyget fungerar och vad som händer med kontorets kontakter och objekt när verktyget används. 




Vilka som har tillgång till verktyget styrs via rättigheter. Kontakta er ansvarig om du inte har tillgång till verktyget.




Vad händer vid en gallring?


Vad händer med kontakterna?

Kontakterna raderas helt eller anonymiseras. När du går in på verktyget når du en vy med 4st alternativ för olika kategorier av kontakter. Du kan trycka på dessa alternativ för att se vad respektive kategori inkluderar för typ av kontakter. När du klickar på något av alternativen får du upp en blå ruta som talar om under vilka förutsättningar en gallring kommer att ske - om du väljer att gallra denna typ av kontakter. 


Det genomförs inte någon gallring när man trycker på knapparna, endast en sökning.


I normalfallet raderas kontakterna helt vid en gallring men i två av alternativen “Potentiella säljare - 2 år” och “Köpare/Säljare/Budgivare - 10 år” kommer kontakterna anonymiseras på de bostäder som de är kopplade till. Anledningen till detta är att statistiken inte ska påverkas. 


Vad händer med objekten/bostäderna?

Bilder och dokument gallras bort på bostäderna som kontakterna är kopplade till. Bilder på en bostad eller inifrån en bostad räknas enligt Datainspektionen (DI) som personuppgift om personen som bor i bostaden kan identifieras. Därför gallras bilderna bort. Bostadsadressen och bostadens beskrivning i texter och planskisser är inte personuppgifter utan beskrivning av byggnad och fastighet Denna information gallras inte bort. Alla dokument på objekten kommer plockas bort.


Efter genomförd gallring kommer man kunna se hur många kontakter som raderats och det sparas även i en logg. Vi redovisar endast antalet, inte vilka som gallrats bort



Hur genomförs gallringen?


Markera ett av alternativen av kontaktkategorier. När du klickar på något av alternativen kommer det upp en blå ruta som beskriver vad som kommer gallras bort. Gå sedan till Utför i högra hörnet och välj Markera för gallring.




Du kan nu välja att markera enstaka kontakter eller alla på en gång. När du valt vilka kontakter du vill gallra klickar du på Klar och då får du upp en kontrollruta där du väljer alternativet Gallra.


Vitec Express gallrar bort valda kontakter och du får en notifiering på när gallringen är klar. Du kan arbeta vidare i programmet efter att gallringen startat så du behöver inte vänta på notifieringen. Du ska dock inte starta en ny gallring så länge en annan pågår.