INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Att skicka e-post från Express

Det finns tre sätt att skicka e-post från Express Mäklarsystem. Med Exchange (Utgående), Office365 och med SMTP

Använder du Exchange eller Office365 så kan du alltid se skickade e-post i din Skickat-mapp eller Utkast i Outlook eller Webmail. Du kan även använda dig av synkroniseringen för att få alla händelser att synka till alla enheter som är kopplade till Exchange/Office365-kontot. För SMTP däremot kan du inte se om något är skickat och du kan heller inte synka något.


Exchange/Office365

Nytt 2020-10-13 Kopplingen för Exchange är utgående och ersätts med funktionen Office365. Din tidigare koppling kommer fortfarande fungera i ca 6 månader (utgår våren 2021). Anledningen till bytet är att Express behöver ges tillstånd till ditt konto i Office365 vilket du kommer ske när du väljer metoden Office365. Även Exchange - Impersonation är utgående och kommer att ersättas av Single sign-on (SSO) via Office365 och Azure AD.


Felsökning

Om du inte kan skicka e-post från Express Mäklarsystem betyder det oftast att något inte stämmer i inställningarna. Det kan vara allt från att uppgifterna inte är korrekt i fyllda eller inte ifyllda alls, till att man kanske har bytt lösenord på sitt mail-konto. Se längre ner i denna text för mer info om hur du felsöker.


Vilken lösning har jag?

Om du är osäker och inte vet om du har Exchange / Office365 eller inte bör du kolla med din e-post leverantör eller tekniskt ansvarig för er. Har man Outlook betyder det inte automatiskt att man har Exchange eller Office365.



Ställ in din e-post i Express.




Klicka på kugghjulet till vänster (Inställningar) och klicka på kortet E-post och kalender. Här väljer du metod. Har du inget valt sedan tidigare så står det ingen vald.


 

Anslutningsmetoder

Nedan har vi delat upp informationen i 4 avsnitt:

1. Exchange - Kontoinställningar  (Utgående metod som ersätta av Office365)

2. Exchange - Impersonation (Endast för avancerade användare. Utgående metod som ersätta av Single sign-on (SSO) via Office365 och Azure AD )

3. Office365 (Den metod som vi rekommenderar i första hand och som ersätter Exchange metoden).

4. SMTP (Om man inte har Exchange eller Office365. Bäst alternativ för stora utskick för e-post)



1. Exchange - Kontoinställningar (Utgående)

Vi rekommenderar istället Office365 metoden som ersätter Exchange som är utgående.


Fyll i din e-post och lösenord för ditt e-postkonto mot Exchange.


Kontrollera att kalendern är aktiv för synk och välj att klicka på Verifiera anslutning. Vänta.



När du fått en anslutning så lyser ordet Ansluten i grönt. Nu kan du klicka på spara längst ner. Ha lite tålamod!




Felsökning

Kan inte ansluta?
Om du får att du inte kan ansluta mot Exchange så beror oftast felet på att man bytt lösenord. För att bekräfta att du har rätt lösenord, logga in på din e-post via webben. Kan du logga in så har du rätt lösenord. Prova samma i inställningen i Express. Är det rätt lösen men fortfarande problem, kontrollera så att e-posten har rätt stavning, inte har något mellanslag före eller efter. Fortfarande problem? Testa istället metoden Office365.


Alla e-post skickas inte?
Om du upplever att bara viss del av dina e-post går iväg trots att du är ansluten så kan det bero på att Exchange kontot du använder har begränsningar på utskick som kan göras under en viss tidsintervall. Gör du stora och många utskick till kunderna rekommenderar vi istället att man använder SMTP som inte har samma begränsningar i antal utskick per tidsenhet.


Det står att jag är ansluten men jag kan inte skicka e-post?

Det finns 2 kända orsaker.
1. Ett vanligt förekommande problem är att man bifogat för stora filer. Beroende på vad du själv har för leverantör och vad som tillåts som max att du får skicka avgör om det går eller inte. Det samma gäller mottagaren. Vad som tillåts att ta i mot. Håller du dig till max 10Mb så skall det fungera bra.


2. Om du har en e-postadress när du loggar in i Express men använder en annan för dina e-postutskick så kan det sluta fungera. Exchange tycker inte om att systemet använder 2st olika e-postadresser. Man kanske har fått det att fungera ett tag tidigare. Men förr eller senare så kommer Exchange sätta stopp. Du löser problemet genom att antingen se till att du använder samma e-post för inloggning och för dina e-postutskick. Eller så byter du metod till Office365 som har stöd för att kunna hantera annan e-post än den du loggar in med i Express.


Hur gör jag om jag behöver skicka större filer än 10mb?

Säkraste sättet är att skicka en länk till en molnlagring. Det är en ganska enkel hantering. Du kan titta på den här videon som beskriver hur du kan göra i One-drive. https://maklarhjalpen.freshdesk.com/support/solutions/articles/75000041764-skicka-filer-via-l%C3%A4nkar



2. Exchange - Impersonation (Utgående)

Endast för avancerade användare. Utgående metod som ersätta av Single sign-on (SSO) via Office365 och Azure AD )

Alla ser inte det här alternativet. Det beror på vilken behörighetsprofil som du har.

Här skall du absolut INTE fylla i några inställningar. Bara om du vet vad du gör. Det här alternativet skall endast fyllas i om alla på kontoret skall använda samma uppgifter. Detta bör styras av någon tekniskt insatt person. Många gånger så har mail-funktionen slutat att fungera för ett helt kontor just för att någon felaktigt har fyllt i uppgifterna här. Detta är alltså inte ett alternativ för dig som vanlig användare.




3. Office365


Väljer du metoden Office365 behöver du bara välja att klicka på Anslut Office365.


Kalendersynken kan du vänta med att aktivera. Du behöver nämligen aktivera kalendern i sista steget för att den skall fungera.



Ett nytt fönster öppnas och du hamnar på inloggningssida för ditt Office365. Fyll i din e-postadress. Klicka på nästa.



I nästa steg kan du bli skickad till företagets inloggningssida för din e-post. Här fyller du i ditt lösenord som du har för ditt Office365 och klicka på Logga in

I nästa steg får du upp begäran om behörighet. Den talar om att det inte är något från organisationen eller Microsoft men visar tydligt högst upp att det är Express som efterfrågar behörigheten. Du kan tryggt välja Acceptera.



När du är klar så kommer du komma tillbaka till Express inställningar. Gå nu in på e-post och kalender igen.



Kontrollera att du är uppkopplad mot Office365. Notera även att du måste aktivera kalendersynkningen. Valde du det i första steget så hjälper inte detta. Du måste in och välja aktivera och sedan spara efter att du anslutits mot Office 365.


 

Nu är du klar.


Felsökning

Kommer inte vidare för att kunna ge Express åtkomst?
Då har förmodligen organisationen inställt på att man själv inte skall kunna ge tillåtelse. I dessa fall behöver någon som administrerar Office365 lägga till behörigheten. När det är klart provar du att ansluta igen.


Alla e-post skickas inte?
 Om du upplever att bara viss del av dina e-post går iväg trots att du är ansluten så kan det bero på att Exchange kontot du använder har begränsningar på utskick som kan göras under en viss tidsintervall. Gör du stora och många utskick till kunderna rekommenderar vi istället att man använder SMTP som inte har samma begränsningar i antal utskick per tidsenhet.


Det står att jag är ansluten men jag kan inte skicka e-post?

Ett vanligt förekommande problem är att man bifogat för stora filer. Beroende på vad du själv har för leverantör och vad som tillåts som max att du får skicka avgör om det går eller inte. Det samma gäller mottagaren. Vad som tillåts att ta i mot. Håller du dig till max 10Mb så skall det fungera bra.


Hur gör jag om jag behöver skicka större filer än 10mb?

Säkraste sättet är att skicka en länk till en molnlagring. Det är en ganska enkel hantering. Du kan titta på den här videon som beskriver hur du kan göra i One-drive. https://maklarhjalpen.freshdesk.com/support/solutions/articles/75000041764-skicka-filer-via-l%C3%A4nkar


4. SMTP

Om ni inte har någon Exchange eller Office365 så går det bra att fylla i SMTP uppgifter. SMTP är ganska vanligt även i mobiltelefoner. Men har du Office365 eller Exchange är det att föredra i första hand.



SMTP Server har ingen standardanslutning utan hämtas från din e-post leverantör. I samband med det så får du även övriga uppgifter som är nödvändiga, t ex port samt om man skall ha krypterad anslutning eller ej, säker anslutning (SSL), användarnamn och lösenord.


Det finns inget sätt att se direkt om anslutningen fungerar eller inte som för Exchange eller Office365. Här är bästa sättet att testa genom att skicka ett e-post till sig själv.


Notera att du inte kan aktivera kalendersynkroniseringen. Den funktionen fungerar endast för Office365 och Exchange metoderna.


De vanligaste anledningarna till att det inte fungerar med SMTP är oftast att SMTP servern är felaktigt angiven eller att det är felaktig port i kombination med SSL eller ej. Kan även vara felaktig lösenord.


Några vanliga portar som brukar användas ser du nedan. Men det varierar och kan vara helt andra. 


Ej SSL

25
587
143
110


Med SSL

587

443
465
995
993


Tidigare var den vanligaste porten port 25. Idag är den mer eller mindre utbytt till port 587 som numera är den mest förekommande porten. Port 587 kan både vara med eller utan SSL. Är du osäker på vilken port du skall använda så är port 587 rekommenderat att testa. Testa utan SSL och med SSL och se vilken som fungerar för dig. Fungerar inte det så testa dig fram med någon av dom andra portarna eller stäm av med din e-post leverantör vilka uppgifter som gäller för dig. 443 är också en port som är vanlig som man kan testa men fungerar bara med SSL.


Felsökning

Mottagaren har inte fått någon e-post?

Efter som att SMTP inte har någon e-post klient för skickade e-post eller mottagna e-post så är det svårt att se vilka e-post som är skickade samt om dom kommit fram eller inte. Därför är det viktigt att e-posten är inlagd riktigt i systemet. Stämmer e-posten men problemet kvarstår, be mottagaren undersöka skräpposten om meddelandet råkat hamna där. Kolla även så att bifogade filer inte överstiger 10Mb. Det är inte säkert att mottagaren har rätt att ta i mot större data än 10Mb. Lägg gärna till dig själv som CC för att vara säker på att e-posten går iväg som den skall.


Ingen får e-post?

Störst sannolikhet beror det på att dina uppgifter inte stämmer.. Börja med att testa e-posta till dig själv. Undersök inloggningsuppgifterna så dom stämmer. Om uppgifterna är rätt så kan det vara porten som behöver vara något annat. Ovan finn dom vanligaste portarna nämnda. Prova dig fram om du inte redan vet vilken port som du skall använda. Lägg gärna till dig själv som CC när du skickar e-post för att se så att e-posten skickas som den skall.


Kan jag se om någon fått e-post skickad till sig?

Under kontakten i Express och händelser kan du se om ett e-post skickats samt tid. Det är dock ingen garanti på att e-posten har levererats.


Hur gör jag om jag behöver skicka större filer än 10mb?

Säkraste sättet är att skicka en länk till en molnlagring. Det är en ganska enkel hantering. Du kan titta på den här videon som beskriver hur du kan göra i One-drive. https://maklarhjalpen.freshdesk.com/support/solutions/articles/75000041764-skicka-filer-via-l%C3%A4nkar


Vitec har inte tillgång till några e-postuppgifter utan detta måste komma från e-postansvarig på kontoret eller din e-post leverantör.