INNEHÅLLSFÖRTECKNING


 

Att skicka e-post från Express Mäklarsystem

Det finns tre sätt att skicka e-post från Express Mäklarsystem: 

  • Office365 (Vitec rekommenderar)
  • SMTP
  • Exchange (Endast egen Exchange server)


Använder du Exchange eller Office365 kan du alltid se skickade e-post i din Skickat-mapp eller Utkast i Outlook eller Webmail. Du kan även använda dig av synkroniseringen för att få alla händelser att synka till alla enheter som är kopplade till Exchange/Office365-kontot. För SMTP däremot kan du inte se om något är skickat och du kan heller inte synka något.


Exchange/Office365

Kopplingen för Microsoft Exchange för tredje part "som tidigare användes i Express" har utgått och har ersatts med funktionen Office365. Har du Office365 men fortfarande använder metoden Exchange bör du byta för att undvika problem. Även Exchange - Impersonation har utgått och har ersatts av Single sign-on (SSO) via Office365 och Azure AD.

Du som använder egen Exchange-server påverkas inte av detta.


Felsökning

Om du inte kan skicka e-post från Express Mäklarsystem betyder det oftast att något inte stämmer i inställningarna. Det kan vara allt från att uppgifterna inte är korrekt i fyllda eller inte ifyllda alls, till att du kanske har bytt lösenord på ditt mail-konto. I slutet av varje avsnitt finner du en felsökningsguide.


Vilken lösning har jag?

Om du är osäker och inte vet om du har Exchange / Office365 eller inte bör du kolla med din e-postleverantör eller tekniskt ansvarig person hos er. Har du Outlook betyder det inte automatiskt att du har Exchange eller Office365.



Ställ in din e-post i Express.




Klicka på kugghjulet till vänster (Inställningar) och klicka på kortet E-post och kalender. Här väljer du metod. Har du inget valt sedan tidigare så står det ingen vald.


 

Anslutningsmetoder

Nedan har vi delat upp informationen i 4 avsnitt:

  • Exchange - Kontoinställningar (Endast om du har en egen Exchangeserver)
  • Exchange - Impersonation (Utgått och ersätts av Single sign-on (SSO) via Office365 och Azure AD )
  • Office365 (Den metod som Vitec rekommenderar i första hand)
  • SMTP (Om man inte har Exchange eller Office365. Bäst alternativ för stora utskick för e-post)



1. Office365 (Rekommenderad metod)


Som ett första steg bör du först loggar in på ditt Office 365 konto på webben för att säkerställa att du är inloggad på rätt konto. Använd länken: https://outlook.office.com/ När du har loggat in och kan bekräfta att du är inloggad på rätt konto så kan du gå tillbaka till Express och göra anslutningen. (Gör du inte detta steg och har tillgång till fler konton som ex privat e-post så finns risken att fel konto ansluts.)


Välj metoden Office365. Klicka på Anslut Office365. 


Kalendersynken kan du vänta med att aktivera. Du behöver nämligen aktivera kalendern i sista steget för att den skall fungera.


Visa händelse även för extra kontaktperson ligger aktiv som standardan. Inställningen gör att du som är extra kontaktperson på ett objekt ser händelser som kontraktsdag, visningar m.m. i din kalender. Vill du inte dela med dig av den informationen väljer du att inaktivera funktionen.


Ett nytt fönster öppnas och du hamnar på inloggningssida för ditt Office365. Fyll i din e-postadress. Klicka på nästa. I detta steg kan det bli så att du inte behöver fylla i e-post och lösenord. Detta beror på att du tidigare valt att dina uppgifter skall vara sparade och du håller dig inloggad. I det fallet kan du hoppa ner till begäran om behörighet. 



I nästa steg kan du bli skickad till företagets inloggningssida för din e-post. Här fyller du i ditt lösenord som du har för ditt Office365 och klicka på Logga in

I nästa steg får du upp begäran om behörighet. Den talar om att det inte är något från organisationen eller Microsoft men visar tydligt högst upp att det är Express som efterfrågar behörigheten. Du kan tryggt välja Acceptera.



När du är klar så kommer du komma tillbaka till Express inställningar. Gå nu in på e-post och kalender igen.



Kontrollera att du är uppkopplad mot Office365. Notera även att du måste aktivera kalendersynkningen. Valde du det i första steget så hjälper inte detta. Du måste in och välja aktivera och sedan spara efter att du anslutits mot Office 365. Är kalendern redan aktiv så måste du inaktivera, spara och sedan aktivera kalendern igen och spara så att kopplingen går igenom.


 

Nu är du klar.


Felsökning


Kommer inte vidare för att kunna ge Express åtkomst?
Då har förmodligen organisationen inställt på att man själv inte skall kunna ge tillåtelse. I dessa fall behöver någon som administrerar Office365 lägga till behörigheten. När det är klart provar du att ansluta igen.


Alla e-post skickas inte?
Om du upplever att bara viss del av dina e-postmeddelanden går iväg trots att du är ansluten så kan det bero på att Exchange-kontot du använder har begränsningar på utskick som kan göras under en viss tidsintervall. Gör du stora och många utskick till kunderna rekommenderar vi istället att man använder SMTP som inte har samma begränsningar i antal utskick per tidsenhet.


Det står att jag är ansluten men jag kan inte skicka e-post?

Ett vanligt förekommande problem är att man bifogat för stora filer. Beroende på vad du själv har för leverantör och vad som tillåts som max att du får skicka avgör om det går eller inte. Det samma gäller mottagaren. Vad som tillåts att ta emot. Håller du dig till max 10Mb så skall det fungera bra.


En annan förklaring kan vara att ditt e-postkonto har krav på lösenordsbyte, eller att du själv bytt lösenord. Då måste du göra en ny anslutning till Office 365 även om det står att du är ansluten. Tänk på att du kan behöva logga in på ditt Office 365 konto för att byta lösenordet först om det är ett krav.



Du kan även behöva logga in på nytt igen om ex. organisationen uppgraderat någon policy. Detta är inget som du kan se tyvärr men löses enkelt genom att välja Anslut Office365 igen.


Här kan du läsa mer om "inställningar för e-post är borta eller fungerar inte".


Hur gör jag om jag behöver skicka större filer än 10mb?

Säkraste sättet är att skicka en länk till en molnlagring. Det är en ganska enkel hantering. Du kan titta på den här videon som beskriver hur du kan göra i One-drive. Se filmen här.

Jag skickar från min inloggning men min kollega står som avsändare på e-posten?

Detta kan uppstå om man fått ex hjälp från en kollega. Du loggar in med ditt konto i Express på en kollegas dator för att ansluta mot Office 365. Oftast så har dom flesta redan en koppling på sin egen dator och därför ansluts man utan att man får välja e-post och lösenord. För att få ordning på problemet, logga in i Express på din egen dator. Logga även in ditt Office konto på webben och säkerställ att du är ansluten mot rätt e-post. Ex. via https://outlook.office.com/ När du säkerställt att du är ansluten till ditt e-post konto, gör om processen enligt guiden från början så kommer det att bli rätt. Du kan enkelt se vilket konto som är anslutet under inställningarna.




Synkroniseringen mellan Express och min kalender fungerar inte?

  • Hur du felsöker detta kan du läsa om här.
  • Här kan du få mer information om hur du aktiverar din synkning mellan Express och din kalender.

 

Varför hamnar mina e-postutskick under skräppost hos kunderna?


Det finns olika förklaringar och regler att ta hänsyn till. Du kan läsa mer om det i den här guiden.


2. SMTP

Om ni inte har någon Exchange eller Office365 så går det bra att fylla i SMTP uppgifter. SMTP är ganska vanligt även i mobiltelefoner. Men har du Office365 eller Exchange är det att föredra i första hand.



SMTP Server har ingen standardanslutning utan hämtas från din e-post leverantör. I samband med det så får du även övriga uppgifter som är nödvändiga, t ex port samt om man skall ha krypterad anslutning eller ej, säker anslutning (SSL), användarnamn och lösenord.


Det finns inget sätt att se direkt om anslutningen fungerar eller inte som för Exchange eller Office365. Här är bästa sättet att testa genom att skicka ett e-post till sig själv.


Notera att du inte kan aktivera kalendersynkroniseringen. Den funktionen fungerar endast för Office365 och Exchange metoderna.


De vanligaste anledningarna till att det inte fungerar med SMTP är oftast att SMTP servern är felaktigt angiven eller att det är felaktig port i kombination med SSL eller ej. Kan även vara felaktigt lösenord.


Några vanliga portar som brukar användas ser du nedan. Men det varierar och kan vara helt andra. 


Ej SSL

25
587
143
110


Med SSL

587

443
465
995
993


Tidigare var den vanligaste porten port 25. Idag är den mer eller mindre utbytt till port 587 som numera är den mest förekommande porten. Port 587 kan både vara med och utan SSL. Är du osäker på vilken port du skall använda så är port 587 rekommenderat att testa. Testa utan SSL och med SSL och se vilken som fungerar för dig. Fungerar inte det så testa dig fram med någon av dom andra portarna eller stäm av med din e-post leverantör vilka uppgifter som gäller för dig. 443 är också en port som är vanlig som man kan testa men fungerar bara med SSL.


SMTP och G-mail

Vill du använda dig av G-mail så har Google tagit bort SMTP stödet juni 2024 och går inte längre att använda i Express.



Felsökning

Mottagaren har inte fått någon e-post?

Efter som att SMTP inte har någon e-post klient för skickade e-post eller mottagna e-post så är det svårt att se vilka e-post som är skickade samt om dom kommit fram eller inte. Därför är det viktigt att e-posten är inlagd riktigt i systemet. Stämmer e-posten men problemet kvarstår, be mottagaren undersöka skräpposten om meddelandet råkat hamna där. Kolla även så att bifogade filer inte överstiger 10Mb. Det är inte säkert att mottagaren har rätt att ta i mot större data än 10Mb. Lägg gärna till dig själv som CC för att vara säker på att e-posten går iväg som den skall.


Ingen får e-post?

Störst sannolikhet beror det på att dina uppgifter inte stämmer. Börja med att testa e-posta till dig själv. Undersök inloggningsuppgifterna så dom stämmer. Om uppgifterna är rätt så kan det vara porten som behöver vara något annat. Ovan finn dom vanligaste portarna nämnda. Prova dig fram om du inte redan vet vilken port som du skall använda. Lägg gärna till dig själv som CC när du skickar e-post för att se så att e-posten skickas som den skall.


Kan jag se om någon fått e-post skickad till sig?

Under kontakten i Express och händelser kan du se om ett e-post skickats samt tid. Det är dock ingen garanti på att e-posten har levererats.


Hur gör jag om jag behöver skicka större filer än 10mb?

Säkraste sättet är att skicka en länk till en molnlagring. Det är en ganska enkel hantering. 


Varför hamnar mina e-postutskick under skräppost hos kunderna?


Det finns olika förklaringar och regler att ta hänsyn till. Du kan läsa mer om det i den här guiden.


Vitec har inte tillgång till några e-postuppgifter utan detta måste komma från e-postansvarig på kontoret eller din e-post leverantör.


3. Exchange - Kontoinställningar (Endast egen Exchangeserver)


Denna metod skall du endast välja om du har en egen Exchangeserver. Har du Office 365 skall du i stället välja den metoden.


Fyll i din e-post och lösenord för ditt e-postkonto mot Exchange.


Kontrollera att kalendern är aktiv för synk och välj att klicka på Verifiera anslutning. Vänta.


Visa händelse även för extra kontaktperson ligger aktiv som standardan. Inställningen gör att du som är extra kontaktperson på ett objekt ser händelser som kontraktsdag, visningar m.m. i din kalender. Vill du inte dela med dig av den informationen väljer du att inaktivera funktionen.



När du fått en anslutning så lyser ordet Ansluten i grönt. Nu kan du klicka på spara längst ner. Ha lite tålamod!





Felsökning

Kan inte ansluta?
Om du får att du inte kan ansluta mot Exchange så beror oftast felet på att man bytt lösenord. För att bekräfta att du har rätt lösenord, logga in på din e-post via webben. Kan du logga in så har du rätt lösenord. Prova samma i inställningen i Express. Är det rätt lösen men fortfarande problem, kontrollera så att e-posten har rätt stavning, inte har något mellanslag före eller efter.


Alla e-post skickas inte?
Om du upplever att bara viss del av dina e-post går iväg trots att du är ansluten så kan det bero på att Exchange kontot du använder har begränsningar på utskick som kan göras under en viss tidsintervall. Gör du stora och många utskick till kunderna rekommenderar vi istället att man använder SMTP som inte har samma begränsningar i antal utskick per tidsenhet.


Det står att jag är ansluten men jag kan inte skicka e-post?

Det finns 2 kända orsaker.
1. Ett vanligt förekommande problem är att man bifogat för stora filer. Beroende på vad du själv har för leverantör och vad som tillåts som max att du får skicka avgör om det går eller inte. Det samma gäller mottagaren. Vad som tillåts att ta i mot. Håller du dig till max 10Mb så skall det fungera bra.


2. Om du har en e-postadress när du loggar in i Express men använder en annan för dina e-postutskick så kan det sluta fungera. Exchange tycker inte om att systemet använder 2st olika e-postadresser. Man kanske har fått det att fungera ett tag tidigare. Men förr eller senare så kommer Exchange sätta stopp. Du löser problemet genom att antingen se till att du använder samma e-post för inloggning och för dina e-postutskick. 


Det står att jag är ansluten men kalendern fungerar inte och det går bara skicka e-post ibland?

Testa att bocka ur kalendersynken, spara och aktivera kalendersynken igen. Använder du Office 365 men valt att använda Exchange? Byt metod till Office 365 istället. Fortfarande problem? Hör av dig till support så får vi göra en undersökning.


Hur gör jag om jag behöver skicka större filer än 10mb?

Säkraste sättet är att skicka en länk till en molnlagring. Det är en ganska enkel hantering. 


Jag behöver fylla i en serveradress?

Vi får ibland frågan om vilken serveradress som man skall ha. Den frågan måste man ställa till sin leverantör av e-posttjänst och skall vara en sk. EWS adress. Det är inte samma länk som du använder till en mobil.

Använder man sig av Office365 (om man har en länk som ser ut som nedan) skall man i stället för Exchange välja Office365

https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx

Varför hamnar mina e-postutskick under skräppost hos kunderna?


Det finns olika förklaringar och regler att ta hänsyn till. Du kan läsa mer om det i den här guiden.


4. Exchange - Impersonation (Ersätts av Single sign-on)

Endast för avancerade användare.Utgått och ersätts med metoden Single sign-on (SSO) via Office365 och Azure AD )

Alla ser inte det här alternativet. Det beror på vilken behörighetsprofil som du har.

Här skall du absolut INTE fylla i några inställningar. Bara om du vet vad du gör. 




5. E-postmarknadsföring

Är du intresserad av att använda en plattform för e-postmarknadsföring som ex Bevo eller liknande plattformar så finns det stöd för det. Kontakta Vitec för att ta reda på om plattformen du vill använda har stöd samt för vidare instruktioner.