I Express finns ett inbyggt stöd för CRM. Stödet består av flera olika funktioner som ligger placerade så att du som mäklare ska få smidig åtkomst på ett naturligt sätt när du arbetar med dina uppdrag och har löpande kontakt med dina kunder. Syftet med funktionerna är att du ska få stöd av systemet att bearbeta kunder för att vinna nya uppdrag, leverera bästa tjänsten och på så vis maximera kundnöjdhet och chanserna till återkommande kunder.
#CRM #Syfte
Huvudfunktionalitet
Tips
Med tips avses tips mellan kollegor och innebär att en mäklare skickar ett tips till en annan mäklare om en potentiell säljare. En potentiell säljare refereras vanligtvis till som kund för att förenkla även om det inte är säkert att mäklaren får uppdraget eller att kunden haft kontakt med mäklarfirman i en tidigare försäljning.
Anledningen till att den mäklaren som skickar tipset inte väljer att bearbeta kunden själv är vanligtvis för att kundens bostad ligger i en annan mäklares fokusområde men det förekommer även att flera mäklare kan vara verksamma i samma fokusområde eller stadsdel men vara specialiserade på olika objekttyper.
Den som skickar tipset ska ha så lite motstånd i systemet som möjligt för att underlätta tipsning. Tipsfunktionen ska t ex finnas tillgänglig överallt där man hanterar kontakter och den som tipsar ska inte behöva ange detaljer om bostaden men det ska finnas en möjlighet att skriva in en anteckning där man kan välja att skriva in detaljer om bostaden och om kunden. Den mäklare som tar emot tipset behöver däremot först acceptera det och sedan koppla det till ett objekt. Antingen ett befintligt objekt eller skapa ett nytt objekt i samma arbetsflöde som man accepterar tipset.
#CRM #Tips
Leads
Leads i Express har del likheter med tips men utgår i stället från ett direkt intresse från kunden själv. Kunden har t ex sett en bostad på mäklarens hemsida och vill göra en så kallad intresseanmälan eller sett att man kan få reda på slutpriset från en försäljning, att man kan boka in sig på en kostnadsfri värdering eller något annat som lockat kunden att kontakta mäklaren. Leads måste inte komma från hemsidan utan kan komma från olika källor och handla om olika saker men det vanligaste är att kunden fyller i sina kontaktuppgifter i ett webbformulär som en intresseanmälan för något specifikt ändamål.
Det förekommer även att mäklarföretaget har samarbetspartners som kommer i kontakt med potentiella säljare i sin verksamhet och skickar in leads och då kan det bli fråga om olika grader av indirekt intresse. I sådana fall kan det vara samarbetspartnern som fyllt i eller hämtat kundens kontaktuppgifter från sitt kundregister.
#CRM #Leads
Kundmöten
Med kundmöten avses möte med kunden i syfte att få uppdraget att sälja kundens bostad. Vanligtvis äger det mötet rum hos kunden så att mäklaren får chans att se bostaden bl a för att kunna uttala sig om bostadens värde. På det följer ofta samtal om lämpligt utgångspris, hur lång tid man bör förvänta sig att försäljningen kommer att ta, var man ska annonsera det, mäklarens arvode, om och i så fall hur det ska stylas, fotografering, när det är lämpligt att lägga in visningar mm så att man får samma bild och synkar med kundens förväntningar. Huvudsyftet med kundmötet är dock att mäklaren ska få chans att sälja in sig själv och mäklarföretagets tjänster.
För att öka sina chanser att få uppdraget brukar mäklaren förbereda med ett värderingsunderlag från någon värderingstjänst. Om det är en lägenhet brukar man läsa in sig på föreningen och tidigare försäljningar i föreningen. Är det en villa så tar man vanligtvis ut ett fastighetsutdrag. Är man inte bekant med området eller gatan kanske man läser på om det också. Många väljer att ha med sig med utskrivna förmedlingsuppdrag ifall att kunden signalerar att den vill gå vidare i processen och skriva på avtal direkt.
När man skapar ett kundmöte i Express utgår man från en kontakt, klickar på knapp för nytt kundmöte som kan se lite olika ut och ligga lite olika placerad beroende på var i Express man befinner sig, väljer sedan ett datum som man kommer överens med kunden om. Som stöd för att hitta ledig tid ligger mäklarens kalender synlig i funktionsytan där man bokar in mötet.
Bokar man mötet åt någon annan så går det att byta deltagare för mötet och då är det den mäklarens kalender man ser i funktionsytan. För att få hjälp att undvika röda dagar syns dessa i kalendern. Om mötet bokas av någon som inte känner alla mäklare personligen och vet exakt vilken mäklare som är lämplig för mötet kan man klicka på kartnålen längst ut till höger. Det som sker då är att kundens adress matchas med mäklarnas fokusområden och visar upp en lista med förslag på mäklare. Finns det en mäklare med flagga för ”Utdelare” på sitt fokusområde så visas den alltid överst i listan.
Skriver man inget som plats för mötet så betyder det att det är hemma hos kunden. Man kan om man vill skriva in en anteckning för mötet direkt när man bokar eller efter mötet om man vill lägga in anteckningar då.
Man måste alltid koppla mötet till antingen ett befintligt objekt eller ett nytt objekt som skapas i samma flöde som man gör bokningen. Det momentet när man kopplar ett objekt kommer som steg två i bokningen direkt efter att man anger datum och tid, eventuell plats och anteckningar. Valet av objekt är presenteras som två eller tre flikar. Tre flikar om det finns ett objekt med status kundbearbetning som kunden redan är upplagd som säljare på. I så fall heter den första fliken ”Föreslagna objekt” och visar det objektet som bör kopplas till mötet. Finns inget sådant objekt visas i stället fliken ”Sök” som första flik så att systemet uppmuntrar till sökning efter befintligt objekt. Sista fliken ”Nytt objekt” kan alltid användas om man inte hittar något befintligt. Den fliken ger möjlighet att ange vissa basfakta för det objekt som ska skapas och om det finns något angivet på Lämnar-sidan för kontakten så ligger det i så fall förifyllt som förslag för det objekt som ska skapas. Om inte kunden redan är säljare på objektet som väljs eller skapas så läggs den in automatiskt då kundmötet sparas.
I det avslutande momentet väljer man om det ska skickas en bekräftelse till kunden. Bekräftelsen kan man välja att avstå ifrån, att den ska skickas med e-post, som ett sms eller både med e-post och sms. Det man väljer kommer systemet ihåg till nästa gång ett möte bokas.
Om det skulle bli aktuellt att avboka ett möte så går det inte att kasta eller ta bort mötet utan man måste i stället välja att avboka det och när man gör det så måste den som avbokar ange om det är mäklaren som bokar av eller om det är kunden.
#CRM #Kundmöte #Intagsmöte
Återkomster
Om mäklaren inte lyckas boka in ett kundmöte t ex för att kunden inte är helt redo att sälja ännu eller vill prata ihop sig med sambo/fru/man/familj så kan det bli aktuellt att boka in en återkomst. Återkomsten är till för att inte mäklaren ska glömma av att återkomma till kunden. Datumet kan vara något man kommer överens med kunden om. Kunden kanske utrycker att det kan bli aktuellt med en försäljning men efter viss tid t ex efter semestern, efter nyår, nästa år eller lite mer obestämt: längre fram. Det kan också vara så att mäklaren uppfattar att det finns köpsignaler men att kunden inte är redo ännu och själv väljer att sätta en lämplig tid för nästa kontakt med kunden. Systemet tillåter inte att man anger ett datum längre fram än 2 år.
Ett annat vanligt scenario för återkomster är då kunden inte bestämmer sig för att anlita mäklaren direkt på kundmötet eller i samband med mäklarens uppföljning av kundmötet. Som nästa åtgärd kan mäklaren då lägga in en återkomst för att återkomma till kunden längre fram och på det viset håll i gång bearbetningen av kunden.
Om en återkomst skapas i samband med att man följer upp ett kundmöte så känner systemet till vilket objekt kunden säljer och lägger då automatiskt till en referens till det objektet. Det underlättar när man öppnar en återkomst och vill läsa in sig eller förbereda något med objektet. Det går även bra att öppna upp en återkomst som inte skapats i samband med en uppföljning av ett kundmöte och ange vilket objekt återkomsten ska referera till.
Tanken är inte i första hand att en återkomst ska blockera tid i mäklarens kalender eftersom mäklaren oftast kan vara flexibel och flytta på samtalet med kunden till valfri tid under dagen men om mäklaren föredrar att återkomsten både syns i någon av listorna med samlade CRM-uppgifter eller en lista med enbart återkomster och dessutom syns i kalendern så måste man i så fall ange tidpunkt dvs ett klockslag för återkomsten. Återkomsten visas då i kalendern som en halvtimmeslång bokning.
#CRM #Återkomster #Kalendern
Shark tank
”Shark tank” är en särskild lista avsedd för kundvårdsuppgifter som kan vara svåra att delegera till någon särskild mäklare och som därför görs åtkomliga för alla på ett kontor. Ofta kan etablerade mäklare ha gott om återkommande kunder eller tips och leads som de får via sitt kontaktnät eller själva arbetar upp och på det viset ha begränsat behov av Sharktanken. Nya mäklare som inte hunnit bygga upp samma kontaktnät kan däremot ha lite mer användning för en sådan lista med potentiella säljare att kontakta. Särskilt om de får tid över mellan olika sysslor i uppdragen.
Tips, leads och återkomster är de CRM-uppgifter som kan läggas till Sharktanken och det sättet man lägger något i sharktanken är helt enkelt genom att tilldela det till ett kontor.
#CRM #Shark_tank
Uppföljning
Det finns tre olika typer av uppföljningar för CRM-uppgifter. Uppföljning av kundmöte där det är meningen att ett kundmöte som inte lett till uppdrag ska följas upp inom tre veckor. Uppföljning efter visning där det är meningen att mäklaren ska följa upp de som varit inbokade på en visning inom tre dagar från det att visningen ägt rum. Uppföljning av parter där det är meningen att mäklaren ska följa upp köpare och säljare en vecka efter tillträdet men max tre veckor efter tillträdet.
Uppföljningen efter kundmöte är för att försöka få ett specifikt uppdrag. Uppföljningen efter visningen görs för att försöka fånga upp flera möjliga uppdrag och uppföljningen av parter är främst till för att visa intresse för kunden, säkra upp att allt gått bra och på så vis öka kundnöjdhet och bädda för återkommande kunder.
#CRM #Uppföljning
Ringlistor
Ringlistor är ett särskilt verktyg för att förenkla mäklarens arbete när man ska ringa upp kunder som man vill bearbeta. Vanligtvis i syfte att boka in kundmöte men går inte det kan man erbjuda andra tjänster för att knyta kunden närmare sig och se till att mäklarföretaget blir ”top of mind” hos kunden. När man skapar en ringlista kan man ange instruktioner vilket kan utformas som ett komplett talmanus eller lite enklare som en kort sammanfattning av vad man vill erbjuda kunden.
Ringlistor kan varje mäklare jobba med enskilt eller i grupp och ett enkelt sätt att komma i gång är att gå till kontaktlistan, filtrera i listan så att man får fram de kontakter man vill ringa och sedan markera i den lilla cirkeln överst till vänster i listan. Då visas en blå list överst med olika knappar och sedan klicka på knappen för ”Lägg till i ringlista”
Det finns även en funktion för att automatiskt fylla på en ringlista med nya kontakter från ett visst kontakturval från kontaktlistan. Exempelvis kan man göra en kontaktlista som filtrerar fram kontakter som lagt bud senaste månaden men ej blivit köpare senaste året och koppla den till en ringlista. När de tillkommer nya kontakter i listan så fylls ringlistan på med dessa med hjälp av en överföring som körs nattetid.
#CRM #Ringlistor
Utskick
Med utskick avses kontakttjänsterna ”Ditt bostadvärde” och ”Slutpriser i området”. ”Ditt bostadsvärde” och ”Slutpriser i området” är kontakttjänster som man vanligtvis lägger på som en sorts bearbetning av potentiella säljare men det förekommer även att man lägger på tjänsten för en köpare som vill följa värdeutvecklingen för en nyköpt bostad.
För att det ska vara möjligt att lägga till en kontakttjänst på en kund så behöver kontakttjänst först vara aktiverade i ert system. För att aktivera kontakttjänster behöver du vara administratör dvs ha fullständiga rättigheter.
#CRM #Utskick #Kontakttjänster
Matchning
Matchning kallas även för bevakning eller bostadsbevakning och innebär att man antingen utgår från en kund och matchar den kundens önskemål med alla bostäder som mäklarföretaget har till salu. Alternativt att man utgår från ett objekt och matchar det objektet med alla spekulanter man har i sitt kundregister. Matchning kan göras manuellt när man pratar med en kund eller t ex när man bjuder in till en tidig så kallad VIP-visning av en bostad men den absolut största delen matchningar skickas som ett automatiskt utskick på de dagar och tider som mäklarföretaget ställer in.
Om den skickas med utgångspunkt från en kund är e-postmallen och budskapet i den utformad för att presentera flera bostäder i samma utskick. Om utgångspunkten i stället är ett objekt så är e-postmallen lite annorlunda utformad eftersom det bara är ett objekt som ska presenteras. Vanligtvis innehåller e-postmallen bilder på objekten, kortfattade data om objekten och en länk dit man kan klicka sig vidare för att läsa mer om objekten på mäklarens hemsida.
Vanligast är att man enbart skickar objekt med status Till salu men det förekommer att man väljer att ha med objekt med någon av statusarna Uppdrag, Snart till salu eller Kommande. Det är även vanligast att man har krav på att objekten ska vara annonserade på Hemsidan just för att man ska kunna klicka sig vidare och läsa mer men det förekommer undantag även vad gäller det. I de fallen visas bara bild om det finns för objekt och länken för att läsa mer är då borttagen för det objektet.
#CRM #Matchning
Segmentering i kontaktlistan
Kontaktlistan i Express är ett viktigt verktyg för att segmentera kunder dvs filtrera fram kontakter med vissa specifika egenskaper. Exempelvis kanske man vill göra utskick till kunder som varit på visning i en viss period och som inte är inbokade på kundmöten efter ett visst datum. När man gjort filtrering kan man markera kontakter genom att klicka på cirkeln längst ut till vänster på varje rad kontaktlistan, eller den allra översta cirkeln om man vil markera alla i listan. Då visas en blå list överst där man exempelvis kan välja att göra utskick med sms eller e-post till alla markerade kontakter eller lägga till i ringlista. För användare med lite högre rättigheter finns även möjlighet att exportera till Excel eller lägga till i en lista för ett nyhetsbrev.
#CRM #Kontaktlistan #Segmentering
Automatiska stödfunktioner
Automatisk omfördelning
Varje enskilt kontor kan aktivera automatisk omfördelning av tips och leads. Det gör man genom att gå till Inställningar, välja fliken Administration och kortet Kontorshantering, leta upp sitt kontor, öppna kontorskortet och gå till det lilla kugghjulet upp till höger på sidan. Välj sedan knappen Omfördelning och aktivera funktionen genom att ange vem som ska vara omfördelare och inom vilket antal timmar en mottagare av ett tips eller ett lead har på sig att acceptera tipset eller leadet. Här kan man ange tre olika tidsgränser: En för tips, en tidsgräns för leads av den typ där man måste välja ett objekt och en för den där man enbart markerar att man kontaktat kunden. Anger man inge tid innebär det att den typen leads eller tips inte omfördelas med automatik.
Omfördelaren är den eller de användare som får ansvaret att fördela om tips och leads som inte bli omhändertagna i tid. Rekommendationen är att sätta upp en användargrupp som man döper på lämpligt sätt t ex ”Tipsgrupp – [Din ort eller kontor]” och ange den gruppen som omfördelare. Då minskar man risken att något faller mellan stolarna om någon är sjuk, ledig eller råkar vara upptagen med annat.
#CRM #Automatisk_omfördelning
Fokusområden
Både kontor och användare kan ha fokusområden där det är meningen att ett kontor eller användare ska fokusera och i vart fall ha huvuddelen av sin försäljning. Fokusområden på användarnivå kan komma i bruk för automatiska tips eller när man hanterar ett tips manuellt och tar hjälp av knappen med kartnålen för att hitta en lämplig mottagare för ett tips eller deltagare för ett kundmöte.
Fokusområden på kontor är användbart för att dirigera leads från webben som inte ska gå direkt till mäklaren av en viss bostad. Det kan t ex handla om intresseformulär som inte ligger i direkt anslutning till en viss bostad. Då görs i stället ett uppslag av koordinaten för kundens adress som sedan jämförs med alla kontorens fokusområden.
För kontor administreras fokusområden via kontorshanteringen som man hittar genom att gå tillinställningar i huvudmenyn, fliken Administration och kortet Kontorshantering.
För användare administreras fokusområden via användarhanteringen som man hittar genom att gå till Inställningar i huvudmenyn, fliken Administration och kortet Användarhantering.
#CRM #Fokusområden
Automatiska tips
Varje enskilt kontor kan aktivera automatiska tips. Det gör man genom att gå till Inställningar, välja fliken Administration och kortet Kontorshantering, leta upp sitt kontor, öppna kontorskortet och gå till det lilla kugghjulet upp till höger på sidan. Välj sedan knappen Automatiska tips. Man aktiverar funktionen genom att fylla i fördröjning, Fördröjning betyder det antal dagar som ska gå från visningen till dess att de automatiska tipsen skickas. Normalt vill man att mäklarna ska ha en sportslig chans att skicka tips manuellt så oftast brukar man ställa in i alla fall några dagar innan de automatiska tipsen ska skickas. Man kan inte ange ett högre värde än 21 dagars fördröjning.
För att funktionen sedan ska fungera behöver antingen kontor och/eller användare ha utritade fokusområden och de visningsdeltagare som ska bli aktuella för automatiska tips måste ha kompletta adresser så att det går att slå upp koordinat och sedan kontrolleras vilka användare eller kontors fokusområden som täcker in koordinaten.
Automatiska tips skickas om en visningskund har sin bostadsadress i någon annan mäklares fokusområde och det inte skickats något manuellt tips inom visst antal dagar beräknat från visningsdagen.
#CRM #Automatiska_tips
Automatiska utskick
Det finns flera olika typer av automatiska utskick men de viktigaste i kundvårdssammanhang är Matchning och Uppdragsrelaterade utskick.
#CRM #Automatiska_utskick
Kontakttjänster
Dessa tjänster måste vara aktiverade av mäklarföretaget för att de ska vara åtkomliga i Express och det gör man under inställningarna och kontakttjänster i Express men man behöver vara administratör för att komma åt inställningen dvs ha fullständiga rättigheter.
Det finns tre olika kontakttjänster: ”Ditt bostadvärde”, ”Slutpriser i området” och ”Nyhetsbrev”
Tjänsterna ”Ditt bostadvärde” och ”Slutpriser i området” går att ställa in om de ska skickas som e-post eller sms, hur ofta det ska skickas t ex varje månad, var tredje månad, var 6:e månad eller var 12:e månad.
Tjänsterna ”Ditt bostadvärde” och ”Slutpriser i området” går att ställa in om de ska marknadsföras med några andra namn än de som Vitec valt som standard. T ex kan ett mäklarföretag välja att stället för ”Ditt bostadsvärde” använda namnet ”Värdebevakaren”.
Innehållet i ett utskick som ”Ditt bostadsvärde” är först ett beräknat statistiskt värde för mottagarens bostad och nedanför det ett avsnitt där det presenteras ett tiotal nyligen gjorda försäljningar i samma område och vad slutpriserna blev i de affärerna. Data och beräknat värde hämtas från Värderingsdata som har en komplett databas med alla gjorda försäljningar i riket. Det är alltså inte baserat enbart på det egna mäklarföretagets försäljningar.
Innehållet i ett utskick som ”Slutpriser i området” är enbart det avsnittet där det presenteras ett tiotal nyligen gjorda försäljningar i ett visst område och vad slutpriserna blev i de affärerna. Data hämtas även här från Värderingsdata. Tjänsten är lite enklare att starta upp eftersom det inte krävs något objekt där kunden är part utan enbart att man prickar ut det området kunden är intresserad av på kartan. Enbart en prick i mitten av området så det krävs inte att man ritar ut en polygon.
När man startar upp en tjänst som ”Ditt bostadsvärde” på en kontakt så måste man välja ett objekt där kontakten är antingen säljare eller köpare. För säljare används bostadens utgångspris som föreslaget startvärde i tjänsten men det kan mäklaren välja att justera. För köpare är det i stället slutpriset som blir föreslaget startvärde.
Som standard löper en tjänst som ”Ditt bostadvärde” och ”Slutpriser i området” i två år men det kan både justeras då man startar upp tjänsten för en kund och genom att ändra standardtiden för tjänsterna under Kontakttjänster i Inställningarna. För att ändra standardtiden behöver man dock vara administratör dvs ha fullständiga rättigheter.
Nyhetsbrev kan också användas som en kontakttjänst om man vill ha något extra att erbjuda kunden utöver bostadsbevakning dvs som vi i systemet kallar för matchning och någon av kontakttjänsterna Ditt bostadsvärde och Slutpriser i området. Nyhetsbrev är dock något som brukar vara förknippat med lite större insats från mäklarföretaget. Det ska finnas någon på företaget som är duktig på att återkommande skiva innehållet, skapa snygga utskicksmallar och som har en programvara från tredje part för att göra utskicken.
#CRM #Kontakttjänster #Värdebevakare #Ditt_bostadsvärde #Slutpriser_i_området
Schemalagda händelser
Schemalagda händelser är en funktion som kan användas för att systemet ska utföra något med automatisk när vissa händelser inträffar. Just nu kan schemalagda händelser utföra följande saker: 1. Lägga till vissa specifika kontakttjänster, 2. Skapa återkomster vid vissa specifika händelser och 3. Lägga till tjänsten Boresan på ett objekt.
När det gäller kontakttjänsterna är det ”Ditt bostadsvärde” och ”Slutpriser i området” som kan läggas till automatiskt och för köparen enbart. Motsvarande funktioner finns inte för säljaren utan där är det fortsatt viktigt att dessa läggs på manuellt som en del av bearbetningen för att vinna uppdraget.
När det gäller återkomster kan funktionen Schemalagda händelser skapa återkomster automatiskt om vissa villkor är uppfyllda. En variant är då en kund med ett kundmöte där det aldrig blev något uppdrag börjar gå på visning eller lägga bud. Då krävs alltså ett kundmöte där objektet som kundmötet refererar till inte fått status Uppdrag eller högre status och det har gått 3 månader sedan kundmötet och kunden har börjat bli aktiv på nytt genom att boka in sig på visning eller genom lägga bud på något objekt.
Man kan också ställa in att funktionen Schemalagda händelser ska skapa en återkomst till säljaren eller till köparen för att återkomma ett visst antal tillfällen på årsdagen för köpet eller visst antal tillfällen på köparens eller säljarens födelsedag.
Det finns också möjlighet att låta Schemalagda händelser skapa en återkomst till säljaren ett visst antal dagar efter en händelse i uppdraget t ex datumet för kundmöte, offert, tillträde, kontrakt eller datumet då säljaren får en ny adress.
#CRM #Schemalagda_händelser
Om leadskällor
För att ett lead ska berätta något om vad leadet handlar om så är det viktigt att man döper sina leadskällor på ett beskrivande sätt. Exempelvis kan leadskällan då en kund visat intresse för slutpriset för en bostad på egna hemsidan döpas till ”Slutprisförfrågan – Hemsidan”. Man behöver också ta ställning till vilken typ leadskällan ska ha. Det finns tre olika typer av leadskällor som beskrivs bäst genom det arbetsflöde som mäklaren kommer i kontakt med:
- Avböj/Acceptera och välj objekt
- Markera som Ej aktuell/Kontaktad
- Ingen arbetsuppgift, enbart information
Med det första arbetsflödet ska den som tar emot leadet antingen avböja eller acceptera och i så fall välja det objekt som kunden potentiellt ska sälja. Då mottagaren av leadet både accepterat och kopplat ett objekt anses leadet vara behandlat och klart.
Med det andra flödet ska mottagaren välja antingen Ej aktuell eller markera i leadet att kunden är kontaktad men mottagaren behöver inte välja något objekt. När mottagaren markerat i leadet att kunden är kontaktad anses leadet vara behandlat och klart.
Det tredje flödet innebär ingen arbetsuppgift för mäklaren utan leadet visas bara upp som ett kort under CRM-sektionen på en kontakt och fyller mest syftet att berätta för mäklaren om vad kunden visat intresse för.
Leadskällor administreras under Inställningar som man når via huvudmenyn och kortet Leadskällor. För att se och komma åt kortet behöver den användare som är inloggad vara administratör dvs ha fullständiga rättigheter. Om en leadskälla inte längre ska användas aktivt kan man arkivera den i administrationsgränssnittet och om man tvärtom vill återaktivera en arkiverad leadskälla går det också bra att göra.
#CRM #Leadskällor
Spekulantbearbetning
Spekulantbearbetningen är ett sätt att systematisera och följa upp mäklarnas arbete med att bearbeta spekulanterna på sina objekt. Har man t ex tillräckligt mycket frågat om de vill ha matchning, vad de lämnar, om de vill ha någon kontakttjänst, vad de har för adress, e-postadress eller mobiltelefonnummer. Om man har ett banksamarbete kan man inom en kedja bestämma att det ska ingå att fråga spekulanterna om de vill ha hjälp med lån och i så fall skicka tips till en bankpartner.
Spekulantbearbetningen aktiverar man under Inställningar som man når via huvudmenyn, fliken administrera och kortet Spekulantbearbetning. Man behöver vara administratör för att komma åt inställningen dvs ha fullständiga rättigheter och man aktiverar funktionen genom att välja vad som ska ingå i Spekulantbearbetningen.
Det finns även möjlighet att ange vilka nivåer av bearbetning på ett objekt som ska motsvara godkänt (grön färg), underkänt (röd färg) och en mellannivå där bearbetningen är varken godkänd eller underkänd (gul färg). Som standard är nivån för godkänd 65% och uppåt. Underkänt är som standard från 0 till 50% och mellanläget är då från 51 till 64%. Dessa nivåer går att justera så att man t ex ökar kraven för godkänt eller helt ta bort mellanläget genom att inte ge den nåt spann alls t ex genom att ange att gult läge ska vara mellan 50% och 50%.
#CRM #Spekulantbearbetning
Budget
Att sätta budget för antal kundmöten per mäklare och månad är en viktig del i arbetet med CRM. Givet att hitrate är t ex 20% och att en viss mäklare kan ha ett snitt på 3,5 sålda bostäder per månad så bör man sätta en budget på runt omkring 18 kundmöten per månad (3,5 / 0,2 = 17,5). Givetvis kan det vara lämpligt att ta höjd för säsongsvariationer. Är det t ex svårt att få till ett visst antal kundmöten i semestertider kan man minska i sådana perioder och öka i andra. Normalt är det närmsta säljchef eller kontorschef/franchisetagare som sätter budgeten för en viss mäklare.
#CRM #Budget
Uppföljning
CRM-rapporten är lämplig för sälj- och kundvårdchefer eller kontorschefer som vill följa hur arbetet med CRM fortlöper. Insights är också värdefull genom att den har rapporter för Spekulantbearbetning och rapporter för Hitrate.
#CRM #Uppföljning #Rapporter