Viktig förändring för hur kontor hanteras i Express för tidigare användare av Säljstöd


Bakgrund

I januari 2021 inför vi en ny kontorshantering för användare som tidigare har kört Säljstöd (Capitex). Det gäller hur man ställer in tillhörighet på en användare som delar på ett gemensamt kundnummer.


Vad gäller kontoren i Express för Säljstöd har vi länge brottats med frågor som hänger ihop med att Express i vissa fall inte kan hålla isär kontor som delar på ett gemensamt kundnummer. Det har fått oönskade effekter lite varstans i systemet i allt från olika urval till sortering av användare på webben. 


Nyhet

På några ställen har vi fått tidigare fått göra nödlösningar men nu har vi arbetat om upplägget och infört en hierarki där ett utav kontoren är överordnat och övriga på samma kundnummer är underkontor. 

 

Underkontor kommer att få en lite mer begränsad roll än tidigare. De har tidigare kunnat vara ägare till bl a objekt och kontakter men det ändras nu så att det enbart är det överordnade kontoret per kundnummer som kan äga ett objekt eller en kontakt.

 

Det innebär i praktiken att underkontor kommer till användning för användare som i dokument vill använda firmauppgifter från sitt eget bolag i bolaget. 

 

För att stödja mäklare som använder underkontor har vi gjort en rad åtgärder i Express:

 

  • Man kan lägga till en koppling till ett underkontor på en användare och markera att det ska vara “förvalt för dokument”. 

 

  • Om en mäklare tidigare tillhört ett kontor som blir underkontor efter januarireleasen så kommer mäklaren att tillhöra det överordnade kontoret men underkontoret kommer att ligga kvar inskjuten en bit till höger på användarkortet och med texten “förvalt för dokument” 

 

  • På dokumenten faktura, faktura arvode, kvittens provision/arvode och kreditnota visas precis som tidigare en funktionsyta när man skapar dokumentet för att välja kontor. Det som blir nytt med januarireleasen är att mäklarens förvalda kontor är förvalt i listan med kontor. 

 

  • Vi har lagt till samma kontorsväljare som beskrivs i punkten ovan när man skapar dokumenten Förmedlingsuppdrag, Uppsägning - förmedlingsuppdrag och Uppdragsavtal – skrivning. 

 

  • På dokumenten med kontorsväljare finns det dessutom en ny knapp i verktygsraden för att byta kontor för dokumentet även efter att dokumentet skapats. 

 

  • Om en assistent skapar dokument på ett objekt så har vi justerat så att objektets ansvarige mäklares förvalda kontor är förvalt och så att den ansvarige mäklarens sidfotsinställningar används. 

 

Observera att övriga dokument använder kontorsuppgifterna från det kontor som äger objektet och det kontor som äger objektet kommer alltså att vara det överordnade kontoret efter uppdateringen till januari 2021 versionen. Om man av någon anledning vill att samtliga dokument ska använda underkontorets firmauppgifter kan man antingen skriva in de uppgifter man vill ha i sina sidfotsinställningar eller kontakta support för att lägga till ett nytt kontor med eget kundnummer vilket i så fall innebär ytterligare en kontorslicens.

 

Underkontor blir då den typen av kontor som användare med administratörsrättigheter kan lägga till i Express. Kontor med eget kundnummer måste läggas till av Vitec. I kontorsadministrationen tillkommer urval för att filtrera kontor som är överordnade kontor (vi benämner dessa “kontor” kort och gott) och urval för att enbart se underkontoren. 

 

För att underlätta vid administration av användare har vi ändrat så att kolumnen i användarlistan som tidigare hette Huvudföretag numera heter Kontor och kan visa användarens förvalda dokumentkontor om det finns ett sådant. Därmed kan man enkelt identifiera de på kontoret som har egna underkontor.